ROI事件ファイル No.336｜『CAD Solutions社の閉じ込められた図面』

第一章:探索という徒労——ファイルを開かないと中身が分からない

Globex Corp.の基幹システムリプレイス事件が解決した翌日、今度は設計業務の効率化に関する相談が届いた。第二十七巻「再現性の追求」の第336話は、社内の無関心を関心に変える物語である。

「探偵、我々の設計部門では、過去の類似図面を探すのに、1件あたり平均40分かかります。そして、新人は探せません。なぜなら、CADファイルを開かないと、中身が分からないからです」

CAD Solutions社 の設計部長、名古屋出身の鈴木健太は、困惑した表情でベイカー街221Bを訪れた。彼の手には、CADファイルのリストと、それとは対照的に「検索方法:ファイル名推測」と記された業務マニュアルが握られていた。

「我々は、金型設計を専門としています。顧客から依頼を受け、金型のCAD図面を作成します。年間約350件の案件。設計者は12名。しかし、問題があります。過去の類似図面を探すのに、膨大な時間がかかるのです」

CAD Solutions社の設計体制: - 設立:2005年(金型設計専門会社) - 年間案件数:約350件 - 設計者:12名(ベテラン5名、中堅4名、新人3名) - CADファイル数:約8,500ファイル(過去18年分) - 問題:1つのCADファイルに20〜30個の図面が含まれ、中身を開かないと確認できない

鈴木の声には深い焦りがあった。

「金型設計では、過去の類似図面を参考にすることが多いです。『この形状は、以前も作ったことがある』『あの図面を修正すれば、早く仕上がる』。しかし、その図面を探すのに、40分もかかります。新人に至っては、どこにあるか全く分かりません」

典型的な問題の事例:

ケース1:ベテラン設計者A(経験15年) - 新規案件:自動車部品の金型設計 - 作業:過去の類似図面を探す - 方法: 1. ファイルサーバーの8,500ファイルを、ファイル名で推測 2. 「自動車」「部品」「2020年頃」といったキーワードで絞り込み 3. 候補が50ファイルほどに絞れる 4. 1つずつCADファイルを開いて、中身を確認 5. 該当する図面を発見 - 所要時間:35分

ケース2:新人設計者C(経験1年) - 新規案件:家電部品の金型設計 - 作業:過去の類似図面を探す - 方法: 1. ファイルサーバーを見るが、どれが該当するか分からない 2. 先輩設計者に「家電部品の図面、どこにありますか?」と質問 3. 先輩が探してくれる(30分) 4. または、「自分で最初から設計した方が早い」と諦める - 所要時間:30分(先輩の時間を奪う)、または諦めて新規作成(3時間)

ケース3:見積担当者D(非設計者) - 作業:顧客からの見積依頼に対し、過去の類似図面を参照 - 方法: 1. 設計者に「この案件、過去にやったことありますか?」と質問 2. 設計者が記憶を頼りに探す(20分) 3. または、「分からない」と諦める - 問題:見積の精度が低下、受注機会の損失

鈴木は深くため息をついた。

「さらに問題があります。我々は、『CAD図面の自動検索システム』の導入を検討しています。AI-OCRで図面を読み取り、形状や寸法から検索できるシステムです。しかし、社内の反応が悪いのです。『今のままで十分』『新しいシステムを覚えるのが面倒』『本当に役立つのか疑問』。導入に消極的です」

第二章:無関心という壁——変化を拒む組織

「鈴木さん、社内に新しいシステムを導入する際、最も大きな障壁は何だと思いますか?」

私の問いに、鈴木は即答した。

「予算です。システム導入には、500万円かかります。経営陣が承認してくれるか分かりません」

現在の理解(予算問題型): - 認識:導入できないのは、予算が確保できないから - 問題:社内の無関心という真の障壁が見えていない

私は、社内の関心を段階的に高める重要性を説いた。

「問題は、予算ではありません。社内の『無関心』です。設計者たちが『このシステムが欲しい』と強く思えば、経営陣は予算を承認します。しかし、『今のままで十分』と思っているなら、どんなに優れたシステムでも導入されません。AIDMA——Attention、Interest、Desire、Memory、Action。注意を引き、興味を持たせ、欲求を喚起し、記憶に残し、行動を促す。このプロセスが、組織を動かします」

⬜️ ChatGPT｜構想の触媒

「無関心を関心に変えよ。AIDMAで段階的に、組織の心を動かせ」

🟧 Claude｜物語の錬金術師

「閉じ込められた図面は、いつも『関心』を待っている。その扉を開くのは、デモではなく体験だ」

🟦 Gemini｜理性の羅針盤

「AIDMAは説得の技術。注意、興味、欲求、記憶、行動の5段階で、人を動かせ」

3人のメンバーが分析を開始した。Geminiがホワイトボードに「AIDMAのフレームワーク」を展開した。

AIDMAの5段階: 1. Attention(注意):まず、存在を知ってもらう 2. Interest(興味):詳細に興味を持ってもらう 3. Desire(欲求):『欲しい』と思ってもらう 4. Memory(記憶):忘れないように記憶に残す 5. Action(行動):実際に行動してもらう

「鈴木さん、まずは社内の『注意』を引くことから始めましょう」

第三章:体験という説得——デモではなく、実際に使わせる

Phase 1:Attention(注意)— 1週間

まず、設計者たちに「CAD図面自動検索システムの存在」を知ってもらう必要があった。

施策:

社内メールでの告知: - 件名:「過去図面を40分で探すのは、もう終わりにしませんか?」 - 内容: - 「AI-OCRを使った図面検索システムのデモを実施します」 - 「ファイルを開かずに、図面の中身が見えます」 - 「日時:〇月〇日 15:00〜16:00」

ポスター掲示: - 設計部門の休憩室に、A3サイズのポスターを掲示 - 「1つのCADファイルに30個の図面。探すのに40分。もう終わりにしよう」

結果: - 社内メールの開封率:58%(12名中7名) - デモ参加希望者:3名(ベテラン1名、中堅2名)

問題: - 参加希望者が少ない(12名中3名、25%) - 新人は誰も参加希望せず

原因分析: - 「デモ」という言葉が、受動的で魅力がない - 「本当に役立つのか」という疑念がある

Phase 2:Interest(興味)— 2週間

デモではなく、実際に使ってもらうことにした。

施策:

無料トライアルの提供: - システムベンダーに交渉し、2週間の無料トライアルを実施 - 対象:全設計者12名 - 条件:各自が実際の業務で使ってみる

使い方のレクチャー(15分): - システムの基本操作を説明 - 「ファイル名ではなく、図面の形状や寸法で検索できます」 - 「例えば、『円形』『直径50mm』で検索すると、該当する図面が一覧表示されます」

実際の検索デモ(5分): - ベテラン設計者Aの実際の案件で検索 - Before:ファイル名推測で35分 - After:AI検索で2分 - 結果:該当する図面が5件ヒット、1つ目が求めていた図面

反応: - ベテラン設計者A:「これは便利かもしれない。試してみます」 - 中堅設計者B:「本当に使えるのか、疑問です。でも、試してみます」 - 新人設計者C:「私でも使えますか? やってみたいです」

Phase 3:Desire(欲求)— 2週間

2週間の無料トライアル中、実際の業務で使用してもらった。

使用状況:

ベテラン設計者A(経験15年): - 使用回数:8回(2週間) - 平均検索時間:3分(Before:35分) - 削減時間:32分/回 × 8回 = 256分(4.3時間/2週間) - 感想:「探す時間が10分の1になりました。これは素晴らしいです」

中堅設計者B(経験7年): - 使用回数:5回(2週間) - 平均検索時間:5分(Before:30分) - 削減時間:25分/回 × 5回 = 125分(2.1時間/2週間) - 感想:「最初は半信半疑でしたが、実際に使ってみて驚きました。ファイルを開かずに図面が見えるのは、革命的です」

新人設計者C(経験1年): - 使用回数:12回(2週間) - Before:先輩に聞く(30分)または諦めて新規作成(3時間) - After:自分で検索して発見(5分) - 削減時間:25分/回 × 12回 = 300分(5時間/2週間) - 感想:「今まで、先輩に聞くのが申し訳なかったです。でも、このシステムがあれば、自分で探せます。すごく助かります」

見積担当者D: - 使用回数:6回(2週間) - Before:設計者に聞く(20分)または諦める - After:自分で検索して発見(3分) - 感想:「見積の精度が上がりました。過去の類似案件を参照できるので、工数の見積もりが正確になります」

Phase 4:Memory(記憶)— 1週間

2週間のトライアル終了後、成果を可視化し、記憶に残す施策を実施した。

施策:

成果報告会(30分): - 全設計者12名が参加 - トライアル参加者(12名全員)が、成果を発表

発表内容: - ベテラン設計者A:「2週間で4.3時間削減。年間だと約100時間削減できる計算です」 - 中堅設計者B:「ファイルを開かずに図面が見えるのが、本当に便利です」 - 新人設計者C:「先輩に聞かずに、自分で探せるようになりました。これは私にとって、革命です」 - 見積担当者D:「見積の精度が上がり、受注率も向上しそうです」

全体の成果: - 参加者12名の合計削減時間:約28時間(2週間) - 年間換算:28時間 × 26週 = 728時間 - 金額換算:728時間 × 5,000円(設計者の時給) = 364万円/年

ポスター掲示: - 「2週間で28時間削減。あなたの40分を2分に」 - 休憩室に掲示し、記憶に残す

Phase 5:Action(行動)— 1ヶ月

最後に、組織として「導入する」という行動を促した。

施策:

設計者からの要望書: - トライアル参加者12名全員が、経営陣に要望書を提出 - 内容:「CAD図面自動検索システムの正式導入を希望します」 - 理由:「年間364万円の時間削減、設計業務の属人化解消、新人教育の効率化」

経営陣へのプレゼンテーション: - 鈴木部長が、経営陣にプレゼン(15分) - 成果データ、設計者の声、費用対効果を提示 - 導入費用:500万円 - 年間削減効果:364万円 - 投資回収期間:1.37年

経営陣の反応: - 社長:「設計者全員が要望しているのであれば、導入しよう」 - CFO:「費用対効果も明確だ。承認する」

決定: - CAD図面自動検索システムの正式導入が承認された

第四章:定着という成果——12ヶ月後の変化

12ヶ月後の成果:

検索時間の削減: - Before:平均40分/回 - After:平均3分/回 - 削減:37分/回(93%削減)

年間削減時間: - 設計者12名 × 平均検索回数20回/月 × 37分 = 8,880分/月(148時間/月) - 年間:1,776時間

金額効果: - 1,776時間 × 5,000円(時給) = 888万円/年

投資回収: - 導入費用:500万円 - 年間削減効果:888万円 - ROI:78%(初年度) - 投資回収期間:0.56年(約7ヶ月)

設計業務の属人化解消:

Before: - 新人は過去図面を探せず、先輩に依存 - ベテランの知識が属人化

After: - 新人でも自分で過去図面を検索できる - 設計ノウハウが組織に蓄積

新人設計者Cの成長: - トライアル前:1案件あたり平均5日 - 12ヶ月後:1案件あたり平均3.2日(36%効率化) - 理由:過去図面を参照できるため、ゼロから設計する必要がない

見積精度の向上:

Before: - 見積担当者Dの見積精度:±30% - 受注率:42%

After: - 見積精度:±15% - 受注率:58%(+16ポイント) - 理由:過去の類似案件を参照できるため、工数見積もりが正確

組織の変化:

設計者の声:

ベテラン設計者A: 「最初は『今のままで十分』と思っていました。でも、実際に使ってみて、考えが変わりました。検索時間が10分の1になり、設計に集中できる時間が増えました。年間100時間の削減は、私にとって大きな価値です」

新人設計者C: 「このシステムがなかったら、私はまだ先輩に頼りっぱなしだったと思います。でも、今は自分で過去図面を探し、参考にできます。これが、私の成長を加速させてくれました」

鈴木の感想:

「AIDMAを使うまで、我々は『システムを導入すれば、みんな使ってくれる』と思っていました。しかし、それは違いました。社内には『無関心』という大きな壁がありました。

Attention(注意)で存在を知ってもらい、Interest(興味)で実際に使ってもらい、Desire(欲求)で成果を体感してもらい、Memory(記憶)で可視化し、Action(行動)で組織を動かしました。この5段階のプロセスが、導入を成功させました。

今では、設計者全員がシステムを使いこなしています。年間888万円の削減と、設計業務の属人化解消を実現しました。閉じ込められた図面は、もう閉じ込められていません」

第五章:探偵の診断——変化は、段階的に起こる

その夜、組織を動かす技術について考察した。

CAD Solutions社は、「良いシステムを導入すれば、社内は変わる」という幻想を持っていた。しかし、組織を動かすのは、システムの性能ではなく、人の関心だった。

AIDMAで段階的に関心を高めたことで、無関心は欲求に変わり、組織が動いた。そして、年間888万円の削減と、設計業務の属人化解消を実現した。

「無関心を関心に変えよ。注意、興味、欲求、記憶、行動。この5段階で、人は動く。優れたシステムも、人の関心がなければ導入されない」

次なる事件もまた、組織の関心を段階的に高める瞬間を描くことになるだろう。

「デモではなく、体験させよ。Attention、Interest、Desire、Memory、Action。この5段階で、無関心を行動に変えよ。閉じ込められた図面は、関心という鍵で開かれる」——探偵の手記より

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