ROI事件ファイル No.340｜『Eagle Dynamicsの見えない労働時間』

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第一章:タイムカードという時代錯誤——2025年、まだ紙で記録する

TechWave社の段階的自動化事件が解決した翌週、今度は勤怠管理のデジタル化に関する相談が届いた。第二十七巻「再現性の追求」の第340話は、Describeし、Expressし、Specifyし、Consequenceを示す物語である。

「探偵、我々の勤怠管理は、タイムカードです。2025年です。信じられますか? そして、給与計算時の確認作業に、毎月25時間かかっています」

Eagle Dynamics社 の人事部長、名古屋出身の小林美咲は、疲弊した表情でベイカー街221Bを訪れた。彼女の手には、タイムカードの束と、それとは対照的に「労働時間の把握:困難」と記された分析資料が握られていた。

「我々は、介護サービスを運営しています。訪問介護、デイサービス、ショートステイ。スタッフは68名。しかし、勤務時間がスタッフによってバラバラです。早番、遅番、夜勤、中抜け勤務。そして、タイムカードでは、正確な労働時間が把握できません」

Eagle Dynamics社の勤怠体制: - 設立:2010年(介護サービス) - スタッフ数:68名 - 勤務形態:早番、遅番、夜勤、中抜け勤務(早番+遅番) - 現行システム:タイムカード(紙ベース) - 問題:給与計算時の確認作業に月25時間、中抜け勤務の管理が複雑

小林の声には深い焦りがあった。

「介護業界は、人手不足です。だから、スタッフの働き方は柔軟にしています。早番(8:00-13:00)、遅番(17:00-22:00)、夜勤(22:00-8:00)。そして、中抜け勤務——早番と遅番を組み合わせた勤務です。例えば、8:00-13:00に働き、13:00-17:00は休憩、17:00-22:00にまた働く。実労働時間は10時間ですが、拘束時間は14時間です」

典型的な勤務パターン:

パターン1:早番(5時間) - 勤務時間:8:00-13:00 - 実労働:5時間

パターン2:遅番(5時間) - 勤務時間:17:00-22:00 - 実労働:5時間

パターン3:夜勤(10時間) - 勤務時間:22:00-翌8:00 - 実労働:10時間

パターン4:中抜け勤務(10時間) - 勤務時間:8:00-13:00、17:00-22:00 - 休憩:13:00-17:00(4時間) - 実労働:10時間 - 拘束時間:14時間

パターン5:予定外の残業 - 例:遅番が22:00に終わらず、23:00まで延長 - タイムカードには「22:00退勤」と記載されているが、実際は23:00まで勤務 - スタッフが手書きで「23:00まで」と追記

小林は深くため息をついた。

「タイムカードには、『出勤』と『退勤』の時間しか記録されません。だから、中抜け勤務の場合、『8:00出勤、22:00退勤』と記録されます。しかし、これでは13:00-17:00の休憩が分かりません。実労働時間が10時間なのか、14時間なのか、タイムカードだけでは判断できません。

だから、給与計算時に、全てのタイムカードを確認する必要があります。スタッフの勤務シフト表と照合し、中抜け勤務かどうかを確認し、実労働時間を計算します。これに、月25時間かかっています」

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第二章:システム提案という失敗——導入が進まない理由

「小林さん、勤怠管理システムの導入は検討されましたか?」

私の問いに、小林は頷いた。

「はい、3社のベンダーに相談しました。デモも見ました。どのシステムも、素晴らしい機能がありました。しかし、導入が進みませんでした」

現在の理解(システム機能型): - 認識:システムは素晴らしいが、導入が進まない - 問題:経営陣や現場に、導入の必要性が伝わっていない

私は、課題を整理し、相手に伝わる提案をする重要性を説いた。

「問題は、システムの機能ではありません。『なぜ導入すべきか』が、経営陣や現場に伝わっていないのです。DESC法——Describe、Express、Specify、Consequence。状況を描写し、感情を表現し、具体的な提案をし、結果を示す。この4ステップで、相手の心を動かすことができます」

⬜️ ChatGPT｜構想の触媒

「機能を語るな。課題を語れ。DESCで現状の問題を可視化し、解決の価値を伝えよ」

🟧 Claude｜物語の錬金術師

「見えない労働時間は、いつも『言葉』を待っている。DESCで描写し、伝えよ」

🟦 Gemini｜理性の羅針盤

「DESCはコミュニケーションの技術。Describe、Express、Specify、Consequenceで相手を動かせ」

3人のメンバーが分析を開始した。Geminiがホワイトボードに「DESCのフレームワーク」を展開した。

DESCの4ステップ: 1. Describe(描写):客観的に状況を描写する 2. Express(表現):自分の感情や考えを表現する 3. Specify(提案):具体的な解決策を提案する 4. Consequence(結果):その解決策の結果を示す

「小林さん、まず『Describe』から始めましょう。現状の問題を、客観的に描写します」

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第三章:描写という整理——現状の問題を可視化する

Phase 1:Describe(描写) — 1週間

現状の問題を、客観的なデータで描写した。

問題1:給与計算時の確認作業に月25時間 - タイムカードと勤務シフト表を照合 - 中抜け勤務の実労働時間を計算 - 予定外の残業を確認 - 担当者:小林、経理担当者2名 - 作業時間:月25時間

問題2:中抜け勤務の管理が複雑 - タイムカードには「8:00出勤、22:00退勤」と記録 - しかし、13:00-17:00は休憩 - 実労働時間:10時間 - この情報が、タイムカードには記録されない

問題3:予定外の労働時間の把握が困難 - 遅番が延長された場合、手書きで追記 - しかし、追記を忘れることがある - 結果:サービス残業が発生する可能性

問題4:ペーパーレス化が進まない - タイムカード(紙)が毎月68名分×30日 = 2,040枚 - 保管スペースが必要 - 過去のタイムカードを探すのに時間がかかる

問題5:人員増加への対応が困難 - 今後、スタッフを100名まで増やす計画 - タイムカードでは、管理が破綻する

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Phase 2:Express(表現) — 1週間

小林の感情や考えを、率直に表現した。

小林の感情: 「毎月、給与計算時期になると、憂鬱になります。25時間をタイムカードの確認に費やすからです。1枚1枚、勤務シフト表と照合し、計算します。そして、間違いがないかを確認します。

しかし、時々ミスがあります。中抜け勤務を通常勤務と間違えて計算したり、予定外の残業を見落としたり。スタッフから『給与が少ない』と指摘され、再計算します。申し訳ない気持ちでいっぱいです。

そして、何より心配なのは、サービス残業です。予定外の残業が、タイムカードに記録されていない可能性があります。スタッフが『書くのを忘れた』『面倒だから書かなかった』。もしかしたら、私たちが気づいていないサービス残業があるかもしれません。それは、法令違反です」

現場スタッフの声(5名にヒアリング):

スタッフA(中抜け勤務が多い): 「タイムカードを押すとき、いつも『これで合ってるのかな』と不安になります。8:00に出勤、13:00に退勤、17:00に出勤、22:00に退勤。1日に4回押します。でも、退勤を押し忘れることがあります」

スタッフB(予定外残業が多い): 「遅番が延長されることがあります。利用者さんのケアが終わらず、23:00まで働くこともあります。でも、タイムカードに『23:00』と手書きするのを忘れることがあります。後で『あれ、書いたかな?』と不安になります」

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Phase 3:Specify(提案) — 2週間

具体的な解決策を提案した。

提案:クラウド型勤怠管理システムの導入

ベンダーI社のシステム: - 名称:某クラウド勤怠管理システム - 特徴: - 中抜け勤務に対応(複数回の打刻を自動で統合) - スマホアプリで打刻(タイムカード不要) - 予定外の残業を自動検出(シフト表と実績を比較) - 給与計算システムと連携(自動でデータ転送) - 初期導入費用:120万円 - 月額費用:68名 × 500円 = 3.4万円

システムの仕組み:

ステップ1:スマホで打刻 - スタッフがスマホアプリで「出勤」ボタンを押す - GPS位置情報も記録(不正打刻防止)

ステップ2:複数回の打刻を自動統合 - 中抜け勤務の場合: - 8:00「出勤」 - 13:00「退勤」 - 17:00「出勤」 - 22:00「退勤」 - システムが自動で統合:実労働時間10時間(8:00-13:00 + 17:00-22:00)

ステップ3:予定外残業の自動検出 - シフト表:17:00-22:00(遅番) - 実績:17:00-23:00 - 差分:1時間の残業 → アラート通知

ステップ4:給与計算システムに自動連携 - 月末に、勤怠データを給与計算システムに自動転送 - 確認作業が最小化

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Phase 4:Consequence(結果) — 1週間

システム導入の結果を、数値で示した。

結果1:給与計算時の確認作業が削減 - Before:月25時間 - After:月5時間(自動連携により、確認のみ) - 削減:月20時間(80%削減)

結果2:中抜け勤務の管理が簡単に - 複数回の打刻を自動統合 - 実労働時間が自動計算 - 人的ミスがゼロ

結果3:予定外残業の可視化 - シフト表と実績を自動比較 - 残業が発生した場合、アラート通知 - サービス残業のリスクが低減

結果4:ペーパーレス化 - タイムカード(紙)が不要 - データはクラウドに保存 - 過去データの検索が容易

結果5:人員増加に対応 - 100名まで拡張可能 - 月額費用:100名 × 500円 = 5万円

金額効果: - 人件費削減:20時間/月 × 12ヶ月 × 3,000円(時給) = 72万円/年 - 初期導入費用:120万円 - 年間保守費用:3.4万円 × 12ヶ月 = 40.8万円 - 実質削減効果:72万円 - 40.8万円 = 31.2万円/年 - 投資回収期間:120万円 ÷ 31.2万円 = 3.8年

法令遵守: - サービス残業のリスク低減 - 労働基準監督署の調査にも対応可能

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第四章:提案という成功 — 経営陣と現場を動かす

Phase 5:DESC法による提案(1週間)

小林は、DESCでまとめた提案を、経営陣と現場に提示した。

経営陣への提案(社長、役員3名):

Describe(描写): 「現在、我々はタイムカードで勤怠管理を行っています。しかし、給与計算時の確認作業に月25時間かかっています。中抜け勤務の管理が複雑で、予定外の残業も把握しきれていません」

Express(表現): 「私は、毎月の給与計算が憂鬱です。タイムカードの確認に追われ、時々ミスをします。そして、何より心配なのは、サービス残業です。スタッフが予定外の残業を記録し忘れている可能性があります。これは、法令違反のリスクです」

Specify(提案): 「クラウド型勤怠管理システムの導入を提案します。スマホで打刻し、中抜け勤務を自動統合し、予定外残業を自動検出します。給与計算システムとも連携します」

Consequence(結果): 「給与計算時の確認作業が月20時間削減されます。年間72万円の人件費削減です。そして、サービス残業のリスクが低減し、法令遵守が強化されます。投資回収期間は3.8年です」

経営陣の反応: - 社長:「法令遵守のリスク低減は重要だ。人員を100名に増やす計画もあるし、今のうちに導入しよう」 - CFO:「投資回収3.8年は、妥当だ。承認する」

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現場スタッフへの説明会(スタッフ68名):

Describe(描写): 「現在、皆さんはタイムカードで打刻しています。しかし、中抜け勤務の場合、1日に4回打刻する必要があります。そして、予定外の残業があった場合、手書きで追記しています」

Express(表現): 「皆さんから『打刻を忘れた』『手書きを忘れた』という声を聞きます。そして、給与が正確に計算されているか、不安に思っている方もいると思います。私たちも、正確に計算できているか、毎月不安です」

Specify(提案): 「新しい勤怠管理システムを導入します。スマホで『出勤』ボタンを押すだけです。中抜け勤務も、システムが自動で計算します。予定外の残業も、自動で記録されます」

Consequence(結果): 「打刻が簡単になります。スマホで1タップ。中抜け勤務の4回打刻も、自動で統合されます。そして、給与が正確に計算されます。予定外の残業も、確実に記録されます。サービス残業がなくなります」

現場スタッフの反応: - スタッフA:「スマホで打刻できるのは便利ですね。やってみたいです」 - スタッフB:「予定外の残業が自動で記録されるなら、安心です」

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Phase 6:導入(3ヶ月)

Month 1:設定とテスト - システム設定 - スタッフ情報、勤務シフト登録 - テスト運用(10名)

Month 2:全体導入 - スマホアプリのインストール(68名) - 操作研修(1時間) - タイムカードと並行運用

Month 3:完全移行 - タイムカード廃止 - システムのみで運用

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第五章:可視化という価値 — 12ヶ月後の成果

12ヶ月後の成果:

給与計算時の確認作業: - Before:月25時間 - After:月5時間 - 削減:月20時間(80%削減)

中抜け勤務の管理: - 複数回打刻の自動統合:100% - 人的ミス:ゼロ

予定外残業の可視化: - 自動検出:100% - サービス残業:ゼロ(全て記録・支払い)

スタッフの満足度: - Before:給与計算への不安あり(68名中18名、26%) - After:給与計算への不安なし(68名中2名、3%)

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法令遵守の強化:

労働基準監督署の調査(導入10ヶ月後): - 勤怠データの提出を求められる - システムからCSVで即座にエクスポート - 調査官:「勤怠管理が適切に行われていますね」 - 指摘事項:ゼロ

Before(タイムカード時代): - 過去のタイムカードを探すのに2時間 - 中抜け勤務の計算を再確認 - 調査官から「計算ミスがある」と指摘される可能性

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組織の変化:

小林の感想: 「DESC法を使うまで、私は『システムの機能』ばかり説明していました。『このシステムは、中抜け勤務に対応しています』『スマホで打刻できます』。でも、経営陣や現場には、響きませんでした。

しかし、DESCで提案を組み立て直したことで、相手の心を動かすことができました。Describe(描写)で現状の問題を可視化し、Express(表現)で私の感情を伝え、Specify(提案)で具体的な解決策を示し、Consequence(結果)で数値効果を示しました。

経営陣は『法令遵守のリスク低減』に反応しました。現場スタッフは『給与が正確に計算される』『サービス残業がなくなる』に反応しました。

月20時間の削減、年間72万円の効果、そして法令遵守の強化。見えない労働時間は、もう見えないままではありません」

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スタッフの声:

スタッフA: 「スマホで打刻できるのは、本当に楽です。以前は、タイムカードを探して、打刻機まで行って、カードを挿入していました。でも、今はスマホで1タップ。そして、中抜け勤務の4回打刻も、自動で計算されます。間違いがありません」

スタッフB: 「予定外の残業が、自動で記録されるようになりました。以前は、『書くのを忘れた』『手書きが面倒』で、記録していないことがありました。でも、今は自動です。そして、給与にちゃんと反映されています。サービス残業がなくなりました」

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第六章:探偵の診断 — 伝え方が、組織を動かす

その夜、DESCコミュニケーションの重要性について考察した。

Eagle Dynamics社は、「良いシステムを導入すれば問題は解決する」と思っていた。しかし、組織を動かすのは、システムの機能ではなく、伝え方だった。

DESC法で、Describe(現状を描写)、Express(感情を表現)、Specify(解決策を提案)、Consequence(結果を示す)。この4ステップで、経営陣と現場の心を動かした。そして、月20時間の削減、法令遵守の強化を実現した。

「機能を語るな。課題を語れ。DESCで現状を描写し、感情を伝え、解決策を示し、結果を明確にせよ。組織を動かすのは、伝え方だ」

次なる事件もまた、適切なコミュニケーションで組織を動かす瞬間を描くことになるだろう。

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「Describe、Express、Specify、Consequence。この4つで相手に伝えよ。見えない労働時間を可視化し、法令遵守を強化せよ。組織を動かすのは、機能ではなく伝え方だ」——探偵の手記より

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