ROI事件ファイル No.355｜『TechNova社の眠れるツール』

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第一章:導入済みという罠——使われないツール

Global Solutions社の新規事業開発事件が解決した翌日、今度はRPAツールの活用促進に関する相談が届いた。第二十九巻「再現性の追求」の第355話は、行動を設計する物語である。

「探偵、我々はPower Automateを導入しています。しかし、活用が進んでいません。システム担当が1名しかおらず、対応リソースに限界があります。そして、内製対応で困る場面が多く、画面変更に弱く、安定稼働していません。どうすれば組織全体で活用できるのでしょうか」

TechNova社 の情報システム部長、千葉出身の佐々木健一は、疲弊した表情でベイカー街221Bを訪れた。彼の手には、Power Automateのライセンス契約書と、それとは対照的に「稼働フロー数:3件のみ」と記された利用状況報告書が握られていた。

「我々は、製造業向けの検査機器を開発・販売しています。従業員85名。年商24億円。社長の指示で業務改善・デジタル化を推進中です。親会社の影響でRPA利用をスタートし、Microsoft Power Automateを導入しました」

TechNova社の現状: - 設立:2008年(検査機器メーカー) - 従業員数:85名 - 年商:24億円 - Power Automate導入:2023年4月(1年8ヶ月前) - ライセンス数:20ライセンス - 稼働フロー数:3件のみ - 問題:活用が進まない、システム担当1名のみ、安定稼働せず

佐々木の声には深い焦りがあった。

「Power Automateは、親会社が全社で導入したため、我々も導入しました。ライセンスは20あります。しかし、実際に稼働しているフローは3件だけです。

1件目:見積書作成の自動化(Excel → PDF変換) 2件目:請求書データの転記(販売管理システム → 会計システム) 3件目:日報の自動集計(SharePoint → Excel)

この3件は、私が作成しました。しかし、他の部門からの依頼が増えてきて、対応しきれません」

典型的な問題:

問題1:リソース不足 - システム担当:佐々木1名のみ - 他業務:ネットワーク管理、PC故障対応、システム保守 - Power Automate対応時間:週5時間程度 - 依頼待ちリスト:8件(最長6ヶ月待ち)

問題2:内製対応の限界 - 佐々木のPower Automateスキル:中級レベル - 困る場面: - Excelの画面変更に対応できない(列が増えるとエラー) - エラー発生時の対応が難しい(ログが読めない) - 複雑な条件分岐が実装できない

問題3:安定稼働しない - 稼働中の3フロー:月平均2回エラー発生 - エラー原因: - Excelファイルの列追加(フォーマット変更) - SharePointの権限変更 - システムメンテナンス時の接続エラー

佐々木は深くため息をついた。

「そして、他部門のスタッフは、Power Automateを使おうとしません。『難しそう』『自分には関係ない』『佐々木さんに頼めばいい』という反応です。20ライセンスあるのに、使っているのは私だけです。

社長からは『もっと活用を広げろ』と指示されています。しかし、どうすればスタッフが使い始めるのか。どうすれば組織全体で活用できるのか。分かりません」

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第二章:ツール提供という誤解——使える環境だけでは使われない

「佐々木さん、ライセンスを配布すれば、スタッフが使い始めると思っていましたか?」

私の問いに、佐々木は苦笑した。

「最初はそう思っていました。でも、現実は違いました。ライセンスを配っただけでは、誰も使いません。『使い方が分からない』『何に使えるのか分からない』と言われます」

現在の理解(環境提供型): - 期待:ツールを提供すれば使われる - 問題:使ってもらうための設計がない

私は、顧客の心理プロセスを設計し、行動を促す重要性を説いた。

「問題は、『スタッフが行動するまでの心理プロセス』が設計されていないことです。AIDMA——Attention、Interest、Desire、Memory、Action。注意、興味、欲求、記憶、行動。この5段階を設計することで、スタッフの行動を促します」

⬜️ ChatGPT｜構想の触媒

「環境を整えただけでは動かない。心理プロセスを設計せよ。AIDMAで行動を促せ」

🟧 Claude｜物語の錬金術師

「ツールは、いつも『使われて初めて価値を持つ』。使われるまでの道筋を設計せよ」

🟦 Gemini｜理性の羅針盤

「AIDMAは行動設計の技術。5段階で心理を動かし、行動を引き出せ」

3人のメンバーが分析を開始した。Geminiがホワイトボードに「AIDMAのフレームワーク」を展開した。

AIDMAの5段階: 1. Attention(注意):存在を知ってもらう 2. Interest(興味):興味を持ってもらう 3. Desire(欲求):欲しいと思ってもらう 4. Memory(記憶):忘れずに覚えてもらう 5. Action(行動):実際に使ってもらう

「佐々木さん、この5段階を1つずつ設計しましょう」

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第三章:設計という戦略——5段階で行動を引き出す

Phase 1:Attention(注意)の設計(2週間)

目標:Power Automateの存在を知ってもらう

施策1:全社キックオフミーティング - 参加者:全従業員85名 - 内容: - 社長メッセージ「業務効率化の重要性」(5分) - Power Automateとは何か(10分) - 既存3フローのデモ(10分) - 質疑応答(10分) - 開催:Month 1

施策2:社内ポスター掲示 - デザイン:「毎日の単純作業、自動化しませんか?」 - 掲示場所:各フロアの休憩室、トイレ - QRコード:Power Automate活用事例サイトへリンク

施策3:メールマガジン配信 - 頻度:月2回 - 内容:Power Automate活用Tips - 購読者:全従業員85名(強制配信)

2週間後の測定結果:

認知度調査(アンケート): - 回答者:85名中78名(回答率92%) - 「Power Automateを知っている」:Before 18% → After 94% - 改善:+76ポイント

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Phase 2:Interest(興味)の設計(3週間)

目標:「自分の業務に使えそう」と興味を持ってもらう

施策4:部門別活用セミナー - 対象:営業部門、製造部門、管理部門(各20〜30名) - 内容: - 各部門の業務課題をヒアリング(20分) - その業務課題をPower Automateで解決するデモ(20分) - 「あなたの業務で自動化したいこと」アンケート(10分)

営業部門の事例: - 課題:見積書作成に1件30分かかる(月50件、25時間) - デモ:Power Automateで自動作成(1件3分、月2.5時間) - 反応:「これは便利!」「自分も使いたい」

製造部門の事例: - 課題:日報をExcelに手入力(毎日15分、月5.5時間) - デモ:Power Automateで自動転記(手入力不要) - 反応:「毎日の手間が減る」「試してみたい」

5週間後の測定結果:

興味度調査(アンケート): - 「自分の業務で使ってみたい」:Before 12% → After 68% - 改善:+56ポイント

「自動化したい業務」の提出: - 提出者:52名(全従業員の61%) - 提出件数:計78件

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Phase 3:Desire(欲求)の設計(4週間)

目標:「今すぐ使いたい」と欲求を喚起する

施策5:成功事例の共有 - 営業部門のAさんが見積書自動作成フローを利用 - 月25時間 → 2.5時間(90%削減)を実現 - 全社会議で事例発表(10分) - 動画を社内イントラネットに掲載

施策6:「効果の見える化」ツール - ROIシミュレーター作成 - 入力:現在の作業時間、自動化後の予想時間 - 出力:年間削減時間、削減人件費 - 例:月10時間削減 → 年間120時間 → 33.6万円削減

施策7:初回フロー作成無料サポート - 佐々木が無料で初回フロー作成を支援 - 先着10名限定 - 申込者:開始3日で10名が申込(即満席)

9週間後の測定結果:

欲求度調査(アンケート): - 「今すぐ使いたい」:Before 8% → After 48% - 改善:+40ポイント

初回フロー作成申込: - 申込者:10名 - 内訳:営業4名、製造3名、管理3名

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Phase 4:Memory(記憶)の設計(継続実施)

目標:Power Automateのことを忘れずに覚えてもらう

施策8:定期的なリマインド - メールマガジン:月2回配信(継続) - 社内イントラネットのトップページに活用事例掲載 - 毎月の全社会議で活用状況を報告(5分)

施策9:活用事例集の更新 - 新規フロー作成ごとに事例追加 - フロー名、担当者、削減効果を記載 - 社内イントラネットで公開

施策10:Power Automate活用コンテスト - 期間:3ヶ月 - 募集:「最も業務効率化に貢献したフロー」 - 賞金:1位5万円、2位3万円、3位1万円 - エントリー:15名

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Phase 5:Action(行動)の設計(継続実施)

目標:実際にPower Automateを使ってもらう

施策11:ハンズオン研修 - 対象:初回フロー作成申込者10名 - 内容: - Power Automate基礎(1時間) - 実際に簡単なフローを作成(1時間) - 自分の業務フローを作成(1時間、佐々木がサポート) - 開催:Month 3

施策12:外部パートナーの活用 - 佐々木のリソース不足を解消 - Power Automate開発支援会社と契約 - 月額30万円で、複雑なフロー開発をサポート

施策13:社内サポート体制の構築 - Power Automateチャンピオン制度 - 各部門から1名選出(計5名) - 佐々木が研修を実施(20時間) - チャンピオンが部門内のサポートを担当

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第四章:実行という成果——6ヶ月後の変化

Phase 6:6ヶ月後の測定結果

稼働フロー数: - Before:3件 - After:42件 - 増加:+39件(+1,300%)

フロー内訳: - 営業部門:18件 - 製造部門:12件 - 管理部門:9件 - その他:3件

アクティブユーザー数: - Before:1名(佐々木のみ) - After:28名(全従業員の33%)

月間削減時間: - Before:15時間(3フローの合計) - After:420時間(42フローの合計) - 増加:+405時間

年間削減時間: - 420時間 × 12ヶ月 = 5,040時間

年間人件費削減: - 5,040時間 × 2,800円 = 1,411.2万円

投資コスト: - Power Automateライセンス:月20万円 × 12ヶ月 = 240万円 - 外部パートナー契約:月30万円 × 6ヶ月 = 180万円 - 研修・施策費用:150万円 - 合計:570万円

ROI: - リターン:1,411.2万円 - 投資:570万円 - ROI:(1,411.2万円 - 570万円) / 570万円 × 100 = 148% - 純効果:841.2万円

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具体的な成功事例:

事例1:営業部門Aさん(見積書自動作成) - Before:見積書作成30分/件 × 50件/月 = 25時間/月 - After:見積書自動作成3分/件 × 50件/月 = 2.5時間/月 - 削減:22.5時間/月(90%削減) - 効果:浮いた時間で顧客訪問を月5件増加

事例2:製造部門Bさん(日報自動転記) - Before:日報を手入力15分/日 × 20日/月 = 5時間/月 - After:日報が自動転記0分/日 - 削減:5時間/月(100%削減) - 効果:定時退社が可能に

事例3:管理部門Cさん(経費精算チェック) - Before:経費精算書のチェック10分/件 × 120件/月 = 20時間/月 - After:Power Automateが自動チェック、エラーのみ目視確認5時間/月 - 削減:15時間/月(75%削減) - 効果:月末の残業が減少

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AIDMA各段階の達成状況:

Attention(注意): - 認知度:94%(目標80%を達成)

Interest(興味): - 興味度:68%(目標60%を達成)

Desire(欲求): - 欲求度:48%(目標40%を達成)

Memory(記憶): - メールマガジン開封率:72%(目標50%を達成) - 活用事例集アクセス数:月平均380回

Action(行動): - アクティブユーザー数:28名(目標20名を達成) - 稼働フロー数:42件(目標30件を達成)

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組織の変化:

営業部門Aさんの声: 「最初は『難しそう』と思っていました。でも、キックオフミーティングで佐々木さんのデモを見て、『これなら自分でもできるかも』と興味を持ちました。ハンズオン研修で実際に作ってみたら、意外と簡単でした。今では見積書作成が90%速くなりました。浮いた時間で顧客訪問を増やせています」

製造部門Bさんの声: 「日報の手入力が毎日の負担でした。でも、Power Automateで自動化されてから、定時で帰れるようになりました。ROIシミュレーターで『年間5.5時間削減=15.4万円削減』と表示されたのを見て、『これは導入すべき』と確信しました」

佐々木の感想:

「AIDMAを設計するまで、私は『ライセンスを配れば使われる』と思っていました。しかし、現実は違いました。スタッフは、Power Automateの存在を知らない、興味がない、使い方が分からない。

AIDMAの5段階——Attention、Interest、Desire、Memory、Action——を1つずつ設計したことで、組織全体で活用が進みました。認知度94%、アクティブユーザー28名、稼働フロー42件。年間1,411.2万円の削減効果、ROI 148%を実現しました。

そして、外部パートナーを活用したことで、私のリソース不足も解消されました。チャンピオン制度により、各部門に5名のサポーターが育ちました。Power Automateは、もはや『佐々木のツール』ではありません。『全社のツール』です」

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第五章:探偵の診断——行動は設計で生まれる

その夜、AIDMA思考法の本質について考察した。

TechNova社は、「ライセンスを配れば使われる」という誤解を持っていた。環境を提供するだけでは、行動は生まれなかった。

AIDMAで5段階を設計したことで、スタッフの心理が動き、行動が生まれた。Attention(認知度94%)、Interest(興味度68%)、Desire(欲求度48%)、Memory(開封率72%)、Action(ユーザー28名)。この順序が、年間1,411.2万円の削減効果を生んだ。

「環境を整えただけでは動かない。心理プロセスを設計せよ。Attention、Interest、Desire、Memory、Actionの5段階で行動を促せ。行動は、設計から生まれる」

次なる事件もまた、心理を動かし行動を設計する瞬間を描くことになるだろう。

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「Attention、Interest、Desire、Memory、Action。注意を引き、興味を持たせ、欲求を喚起し、記憶に残し、行動させよ。5段階の設計が、組織を動かす」——探偵の手記より

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