ROI事件ファイル No.373｜『WonderWorks社の7部門バラバラExcel地獄』

第一章:7部門バラバラという無秩序——月末に訪れる集計地獄

NeuroPlay社のMECE事件が解決した翌日、今度は予実管理業務の効率化に関する相談が届いた。第三十巻「再現性の追求」の第373話は、無駄を徹底排除して価値の流れを作る物語である。

「探偵、我々の経理部は、毎月地獄を見ています。月末になると、7つの部門から予算管理のExcelファイルが送られてきます。しかし、全て形式が違います。列の順番、項目名、集計方法。何もかもバラバラです。これを1つに統合するのに、3日間かかります。そして、予算変更があると、また最初からやり直しです」

WonderWorks社 の経理部長、神田出身の田中健太は、疲弊しきった表情でベイカー街221Bを訪れた。彼の手には、7つの異なるフォーマットのExcelファイルが入ったUSBメモリと、それとは対照的に「Budget Management System Proposal 2026」と記された予実管理ツール導入提案書が握られていた。

「我々は、建設コンサルティング企業です。従業員280名。年商45億円。7つの事業部を持っています。しかし、予算管理が統一されていません。各部門が独自のExcelで管理しています」

WonderWorks社の現状: - 設立:2005年(建設コンサルティング) - 従業員数:280名 - 年商:45億円 - 事業部数:7部門(都市計画、土木、建築、環境、交通、防災、IT) - 問題:予算管理フォーマット不統一、集計作業膨大、変更対応困難

田中の声には深い疲労感があった。

「各部門のExcelフォーマットは以下の通りです。都市計画部:科目コード5桁、月次・四半期・年次の3シート。土木部:科目コード4桁、月次のみ1シート、マクロで集計。建築部:科目名テキスト、週次・月次の2シート。環境部:独自分類、予算・実績・差異の3列構成。交通部:プロジェクトコード別、月次集計なし。防災部:費目別、四半期のみ。IT部:クラウド費用とオンプレ費用を別管理。全てバラバラです」

月次集計作業の実態:

Step 1:各部門からのExcel回収(1日) - 経理部が7部門に催促メール送信 - 各部門の提出期限:月末から5営業日以内 - 実際の提出状況:平均7営業日(遅延常態化)

Step 2:フォーマット統一作業(3日) - 都市計画部のExcelを開く → 科目コードを標準形式に変換 - 土木部のマクロを実行 → エラー発生 → 手動集計 - 建築部の週次データを月次に集約 - 環境部の独自分類を標準科目に変換 - 交通部のプロジェクト別データを科目別に再集計 - 防災部の四半期データを月次に按分 - IT部のクラウド・オンプレを統合 合計所要時間:24時間(3日)

Step 3:全社集計と役員報告資料作成(1日) - 7部門のデータを統合 - 予算・実績・差異を算出 - グラフ・表を作成 - 役員報告用PowerPoint作成 合計所要時間:8時間(1日)

月次集計の総工数:5日(40時間) 年間集計工数:5日 × 12ヶ月 = 60日(480時間)

田中は深くため息をついた。

「さらに問題があります。予算変更です。プロジェクトの請求時期がずれると、予算を修正しなければなりません。しかし、7部門全てに連絡し、Excelを修正してもらい、再集計する。この作業が月に平均3回発生します。1回あたり2日。月に6日。年間72日です。予算管理だけで、年間132日(1,056時間)を費やしています」

第二章:予実管理システム導入という幻想——無駄の本質が見えていない

「田中さん、予実管理システムを導入すれば、全ての問題が解決すると思っていますか?」

私の問いに、田中は即答した。

「はい、そう期待しています。システムに入力すれば自動集計されると聞いています。セミナーでも、『業務効率化の決定打』と紹介されていました」

現在の理解(システム導入型): - 期待:システムで一気に解決 - 問題:無駄の本質が見えていない

私は、無駄を徹底排除して価値の流れを作る重要性を説いた。

「問題は、『システムを導入すれば解決する』という考えです。LEAN——リーン生産方式。トヨタ生産方式から生まれた、無駄を徹底排除する思想です。まず無駄を特定し、排除してから、必要な部分だけをシステム化します。無駄を残したままシステム化しても、無駄が自動化されるだけです」

⬜️ ChatGPT｜構想の触媒

「システム導入するな。まずLEANで無駄を排除し、価値の流れを作れ」

🟧 Claude｜物語の錬金術師

「業務は、いつも『無駄と価値の混合物』だ。無駄を取り除くことが最初の仕事」

🟦 Gemini｜理性の羅針盤

「LEANの7つの無駄を適用せよ。作りすぎ、手待ち、運搬、加工、在庫、動作、不良」

3人のメンバーが分析を開始した。Geminiがホワイトボードに「LEANの7つの無駄」を展開した。

LEANの7つの無駄: 1. 作りすぎの無駄:必要以上に作る 2. 手待ちの無駄:待ち時間 3. 運搬の無駄:不要な移動 4. 加工の無駄:過剰な作業 5. 在庫の無駄:不要な蓄積 6. 動作の無駄:無駄な動き 7. 不良の無駄:やり直し

「田中さん、まず予算管理業務の無駄を特定しましょう」

第三章:Phase 1——7つの無駄を特定し排除する

ステップ1:現状の価値の流れ分析(VSM - Value Stream Mapping)(2週間)

予算管理業務の全工程:

[各部門でExcel作成] → [経理部が回収] → [フォーマット統一] → 
[全社集計] → [役員報告] → [予算変更発生] → [再集計]

各工程の時間分析:

重要な発見: - 全工程40時間のうち、付加価値のある作業は15時間(37.5%)のみ - 残り25時間(62.5%)は無駄

無駄の内訳: - 加工の無駄:24時間(フォーマット統一作業) - 手待ちの無駄:8時間(提出遅延待ち) - 不良の無駄:48時間/月(予算変更対応)

ステップ2:無駄の排除計画(2週間)

排除1:加工の無駄 → 統一フォーマット導入 - 現状:7部門が独自フォーマット - 改善:全部門が統一フォーマットを使用 - 効果:フォーマット変換作業24時間 → 0時間

排除2:手待ちの無駄 → 提出期限の厳格化 - 現状:提出期限から平均2日遅延 - 改善:リマインダー自動送信、期限厳守ルール - 効果:待ち時間8時間 → 2時間

排除3:不良の無駄 → 予算変更フローの簡素化 - 現状:予算変更のたびに全部門Excel修正・再集計 - 改善:変更差分のみ入力、自動反映 - 効果:予算変更対応48時間/月 → 8時間/月

ステップ3:統一フォーマットの設計(2週間)

設計原則: 1. シンプル:項目は最小限(30項目) 2. 標準:全社共通の科目コード(5桁) 3. 自動:計算式は全て埋め込み済み

統一フォーマットの構成:

Sheet 1:予算入力 - 科目コード(5桁)、科目名、1月予算、2月予算、...、12月予算 - 合計、四半期合計は自動計算

Sheet 2:実績入力 - 科目コード(5桁)、科目名、1月実績、2月実績、...、12月実績 - 合計、四半期合計は自動計算

Sheet 3:予実差異(自動生成) - 予算 - 実績、達成率を自動計算 - グラフ自動生成

入力ルール: - 科目コードはドロップダウンで選択(手入力不可) - 金額は千円単位(3桁区切り自動) - 負の値は赤字表示

第四章:Phase 2——価値の流れを継続的に改善する

Month 1-2:統一フォーマット導入

導入フロー: 1. 統一フォーマットExcelを作成 2. 7部門の責任者に説明会(2時間) 3. 各部門で既存データを統一フォーマットに移行(各部門4時間) 4. 経理部が移行支援(質問対応)

Month 1の試験運用: - 都市計画部・土木部・建築部の3部門で先行導入 - 残り4部門は従来通り(並行運用)

Month 3:全部門導入 + 自動集計ツール構築

自動集計ツール: - Python + pandas で開発 - 各部門のExcelを読み込み - 全社集計シートを自動生成 - 役員報告用PowerPointも自動生成

ツールの機能:

# 疑似コード
for department in ['都市計画', '土木', '建築', ...]:
    df = pd.read_excel(f'{department}_budget.xlsx')
    consolidated_df = pd.concat([consolidated_df, df])

# 集計
summary = consolidated_df.groupby('科目コード').sum()

# PowerPoint生成
create_report_pptx(summary)

実行時間: - 7部門のExcel読み込み:2分 - 集計・グラフ生成:1分 - PowerPoint出力:1分 合計:4分

Month 4:予算変更フローの簡素化

従来の予算変更フロー: 1. 部門が予算変更申請書を作成(30分) 2. 経理部が承認(1時間) 3. 部門がExcelを修正(1時間) 4. 経理部が再集計(2時間) 合計:4.5時間/件

新しい予算変更フロー: 1. 部門が変更差分のみ入力(10分) 2. 自動集計ツールが再実行(4分) 合計:14分/件

削減効果: - 4.5時間 → 14分(95%削減)

Month 5:効果測定

KPI1:月次集計工数 - Before:40時間/月 - After:6時間/月(部門入力5時間 + 自動集計ツール実行4分 + 確認1時間) - 削減率:85% - 削減時間:34時間/月

KPI2:予算変更対応工数 - Before:4.5時間/件 × 3件/月 = 13.5時間/月 - After:14分/件 × 3件/月 = 0.7時間/月 - 削減率:95% - 削減時間:12.8時間/月

KPI3:入力ミス - Before:月平均5件(科目コード間違い、桁間違い) - After:月平均0.2件(ドロップダウン選択でほぼ0) - 削減率:96%

年間効果:

人件費削減(月次集計): - 削減時間:34時間/月 × 12ヶ月 = 408時間/年 - 人件費削減:408時間 × 4,000円 = 163万円/年

人件費削減(予算変更対応): - 削減時間:12.8時間/月 × 12ヶ月 = 154時間/年 - 人件費削減:154時間 × 4,000円 = 62万円/年

入力ミス対応コスト削減: - Before:5件/月 × 3時間/件 × 4,000円 = 6万円/月 - After:0.2件/月 × 3時間/件 × 4,000円 = 0.2万円/月 - 年間削減:5.8万円 × 12ヶ月 = 70万円/年

合計年間削減効果: - 163万円 + 62万円 + 70万円 = 295万円/年

投資: - 統一フォーマット設計:40万円 - 自動集計ツール開発:80万円 - 導入研修:20万円 - 初期投資合計:140万円

ROI: - (295万円 - 0円) / 140万円 × 100 = 211% - 投資回収期間:140万円 ÷ 295万円 = 0.47年(5.7ヶ月)

第五章:探偵の診断——無駄を排除し価値の流れを作る

その夜、LEANの本質について考察した。

WonderWorks社は、「予実管理システムを導入すれば解決する」という幻想を持っていた。しかし、業務を分析すると、全工程40時間のうち62.5%が無駄だった。

LEANの7つの無駄で分類したところ、加工の無駄(24時間)、手待ちの無駄(8時間)、不良の無駄(48時間)が特定された。統一フォーマット導入でこれらを排除し、必要最小限の自動集計ツールを構築した。

重要なのは、システム導入よりも先に無駄の排除を行ったことだ。無駄を残したままシステム化すると、無駄が自動化されるだけで本質的な改善にならない。

年間295万円の削減、ROI 211%、投資回収5.7ヶ月。そして、月次集計工数は85%削減(40時間 → 6時間)された。

「システム導入するな。まずLEANで無駄を排除せよ。加工、手待ち、不良。7つの無駄を特定し、排除してから、必要な部分だけを自動化することで、再現可能な効率化が生まれる」

次なる事件もまた、無駄を徹底排除して価値の流れを作る瞬間を描くことになるだろう。

「LEAN——リーン生産方式。無駄を徹底排除し、価値の流れを作れ。システム導入は無駄を排除した後だ。無駄を自動化しても意味がない」——探偵の手記より

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