ROI事件ファイル No.380｜『GlobalTrade社の20年という重荷』

第一章:20年という重荷——動作が遅く、全てが手作業

TechSavvy社のダブルダイヤモンド事件が解決した翌日、今度は商品管理システムの刷新に関する相談が届いた。第三十巻「再現性の追求」の第380話は、ユーザー中心設計で真の価値を創出する物語である。

「探偵、我々のシステムは、化石です。商品管理システム。20年以上使用しています。動作が遅い。入力が全て手作業。スプレッドシートからのデータ一括取込ができない。HTMLタグを手入力しなければならない。そして、システムがブラックボックス化しています。もう限界です」

GlobalTrade社 の情報システム部長、大手町出身の佐藤健太は、疲弊しきった表情でベイカー街221Bを訪れた。彼の手には、20年前のシステム設計書(紙ファイル10冊、総ページ数2,000ページ)と、それとは対照的に「System Modernization Proposal 2026」と記された最新のシステム刷新提案書が握られていた。

「我々は、輸入雑貨の卸売業です。従業員180名。年商78億円。商品点数12,000アイテム。しかし、商品管理システムが足かせになっています。新しいサービスや対応できる企業を探しています」

GlobalTrade社の現状: - 設立:1985年(輸入雑貨卸売) - 従業員数:180名 - 年商:78億円 - 商品点数:12,000アイテム - 問題:システム応答遅い、手作業多い、データ一括取込不可、ブラックボックス化

佐藤の声には深い焦燥感があった。

「現行システムの問題は以下の通りです。応答速度が遅く、待ち時間が長い。1つの商品登録に平均8分。データ入力が全て手作業で負担が大きい。商品名、価格、在庫数、商品説明、HTMLタグ。全て手入力です。スプレッドシートからのデータ一括取込ができない。そして、システムがブラックボックス化しています」

現行システムの実態:

システム構成: - 開発年:2005年 - 開発言語:Visual Basic 6.0(2008年サポート終了) - データベース:Access 2003(2014年サポート終了) - サーバー:Windows Server 2003(2015年サポート終了) - クライアント:Windows XP(2014年サポート終了)

すべてサポート終了済み

利用部門: - 商品管理部:15名(商品登録、在庫管理) - マーケティング部:8名(商品説明文作成、Web掲載) - 営業部:45名(在庫確認、受注処理)

商品登録業務の実態:

Step 1:商品情報入力(平均8分/件) 1. システムを起動(起動時間:平均2分) 2. 商品登録画面を開く(画面遷移:平均30秒) 3. 商品コードを手入力(30秒) 4. 商品名を手入力(1分) 5. 価格を手入力(30秒) 6. 在庫数を手入力(30秒) 7. 商品カテゴリをドロップダウンから選択(1分) 8. 商品説明文を手入力(2分) 9. HTMLタグを手入力(1分、<p>、<br>など) 10. 保存ボタンをクリック(保存時間:平均30秒) 合計:8分/件

月間実績: - 新規商品登録:月200件 - 商品情報更新:月800件 - 合計:月1,000件 - 月間作業時間:1,000件 × 8分 = 8,000分(133時間)

HTMLタグ手入力の問題:

例:商品説明文の入力

<p>イタリア製の高級レザーバッグ。</p>
<p>サイズ:W30cm × H25cm × D10cm</p>
<p>カラー:ブラック、ブラウン、ネイビー</p>
<br>
<p>【特徴】</p>
<ul>
  <li>本革使用</li>
  <li>内ポケット3箇所</li>
  <li>取り外し可能なショルダーストラップ付き</li>
</ul>

問題点: - タグの閉じ忘れ(月平均12件) - 全角・半角の混在(月平均20件) - HTMLエラーでWeb掲載できない(月平均8件)

佐藤は深くため息をついた。

「さらに問題があります。スプレッドシートからのデータ一括取込ができません。仕入先から送られてくる商品データ(Excel)を、1件ずつ手入力しています。月200件の新規商品のうち、150件は仕入先からのExcelデータです。しかし、コピー&ペーストすらできません。全て手入力です。そして、開発当時の担当者は全員退職しており、システムの中身が分かりません」

第二章:システムリプレイスという幻想——ユーザーの真のニーズが見えていない

「佐藤さん、最新のシステムに刷新すれば、全ての問題が解決すると思っていますか?」

私の問いに、佐藤は即答した。

「はい、そう期待しています。クラウドベースの商品管理システムに移行すれば、応答速度も改善され、データ一括取込も可能になると聞いています」

現在の理解(システムリプレイス型): - 期待:最新システムで一気に解決 - 問題:ユーザーの真のニーズが見えていない

私は、ユーザー中心設計で真の価値を創出する重要性を説いた。

「問題は、『最新システムに刷新すれば解決する』という考えです。デザイン思考——Design Thinking。ユーザーへの共感から始まる問題解決のプロセスです。共感、問題定義、創造、試作、検証。この5つのステップを繰り返すことで、再現可能なユーザー中心設計を実現します」

⬜️ ChatGPT｜構想の触媒

「システムリプレイスするな。デザイン思考でユーザーに共感し、真のニーズを発見せよ」

🟧 Claude｜物語の錬金術師

「ユーザーは、いつも『言葉にできない不満』を抱えている。観察することが最初の仕事」

🟦 Gemini｜理性の羅針盤

「デザイン思考の5ステップを守れ。共感、問題定義、創造、試作、検証」

3人のメンバーが分析を開始した。Geminiがホワイトボードに「デザイン思考の5ステップ」を展開した。

デザイン思考の5ステップ: 1. 共感(Empathize):ユーザーを深く理解する 2. 問題定義(Define):本質的な問題を定義する 3. 創造(Ideate):解決策のアイデアを発散させる 4. 試作(Prototype):アイデアを形にする 5. 検証(Test):ユーザーでテストし、学習する

「佐藤さん、まず商品管理部のユーザーに共感することから始めましょう」

第三章:Step 1 & 2——共感と問題定義

ステップ1:共感(Empathize) - ユーザーを深く理解する(2週間)

調査方法:

インタビュー(商品管理部15名、マーケティング部8名) - 深層インタビュー:各1時間 - 質問:「日々の業務で最も苦痛なことは?」「理想のシステムとは?」

観察調査(シャドーイング) - 期間:5日間 - 対象:商品管理部の担当者3名 - 方法:商品登録作業を横で観察、タイムスタディ

体験調査(自分で使ってみる) - DX推進室のメンバー3名が実際に商品登録を体験 - 体験時間:各2時間

共感マップの作成:

商品管理部 田中さん(35歳、勤続8年)のペルソナ:

言っていること(Say): - 「システムが遅くてイライラする」 - 「HTMLタグの入力ミスで、何度もやり直しになる」 - 「Excelからコピーできれば楽なのに」

やっていること(Do): - 商品登録画面を開いたまま、他の作業をしてシステムの応答を待つ - HTMLタグをメモ帳に書いてから、コピー&ペーストしようとするが、ペーストできず手入力 - 保存後、Web画面で表示確認し、エラーがあれば再入力

考えていること(Think): - 「もっと効率的な方法があるはずなのに」 - 「新しいシステムになれば楽になるのかな」 - 「でも、新システムの操作を覚えるのも面倒」

感じていること(Feel): - 不安:「システムがいつ止まるか分からない」 - 苛立ち:「同じ作業を何度も繰り返している」 - 疲労:「8分かかる作業を1日25件。月200時間。もう限界」 - 無力感:「改善要望を出しても、何も変わらない」

重要な発見: - ユーザーの最大の苦痛:「同じ作業の繰り返し」と「待ち時間」 - ユーザーの潜在的ニーズ:「考える時間を増やしたい」(単純作業を減らしたい) - ユーザーの不安:「新システムの操作が複雑になるのでは?」

ステップ2:問題定義(Define) - 本質的な問題を定義する(1週間)

POV(Point of View)ステートメントの作成:

「商品管理部の田中さんのようなユーザーは、単純な繰り返し作業(手入力、HTMLタグ入力)に時間を取られ、本来やるべき仕事(商品選定、価格戦略の検討)に集中できていない。なぜなら、システムが自動化・効率化をサポートしておらず、全て手作業だからである」

HMW(How Might We)質問の作成:

• HMW 1:「どうすれば、Excelデータを自動取込できるか?」
• HMW 2:「どうすれば、HTMLタグを自動生成できるか?」
• HMW 3:「どうすれば、システムの応答速度を改善できるか?」
• HMW 4:「どうすれば、新システムの操作を簡単にできるか?」

第四章:Step 3 & 4——創造と試作

ステップ3:創造(Ideate) - 解決策のアイデアを発散させる(1週間)

ブレインストーミング(DX推進室メンバー8名):

ルール: - 批判禁止 - 質より量(目標100アイデア) - 自由奔放に - 他者のアイデアに便乗OK

発散されたアイデア(抜粋):

グループ1:データ入力の自動化 1. Excel一括取込機能(CSVアップロード) 2. AI-OCRで紙の商品カタログからデータ抽出 3. 仕入先システムとAPI連携で自動取込 4. 音声入力で商品情報を登録

グループ2:HTMLタグの自動化 5. Markdown記法で入力、自動でHTMLに変換 6. WYSIWYGエディタ(Word感覚で入力) 7. AIが商品説明文からHTMLを自動生成 8. テンプレート選択式(HTMLタグ不要)

グループ3:応答速度の改善 9. クラウドベースシステムに移行 10. データベースをPostgreSQLに変更 11. 画面表示の非同期処理化 12. キャッシュ機能の実装

グループ4:操作性の改善 13. スマホアプリ化(外出先から登録可能) 14. 画面設計をユーザーと共創 15. チュートリアル動画の作成 16. ショートカットキーの導入

収束:優先順位の決定

評価軸: - A軸:ユーザーインパクト(1-5点) - B軸:技術的実現可能性(1-5点) - C軸:コスト(1-5点、低いほど高得点)

Top 5: 1. Excel一括取込機能:A5 + B5 + C5 = 15点 2. WYSIWYGエディタ:A5 + B4 + C4 = 13点 3. クラウドベースシステム:A4 + B5 + C3 = 12点 4. テンプレート選択式:A4 + B5 + C5 = 14点 5. 画面設計の共創:A5 + B5 + C5 = 15点

ステップ4:試作(Prototype) - アイデアを形にする(4週間)

プロトタイプの設計原則: 1. Lo-Fi(低精度)から始める:紙のモックアップ 2. ユーザーと共創する:週1回のレビュー会 3. 素早く作る:1週間ごとにバージョンアップ

Week 1:紙プロトタイプ

商品登録画面の紙モックアップ: - A4用紙に手書きで画面設計 - 商品管理部の3名とレビュー - フィードバック:「Excel一括取込ボタンが見つけにくい」

Week 2:Figmaプロトタイプ(中精度)

改善点: - Excel一括取込ボタンを画面上部の目立つ位置に配置 - WYSIWYGエディタの配置 - テンプレート選択ドロップダウンを追加

ユーザーレビュー: - 商品管理部15名全員で操作性確認 - フィードバック:「保存ボタンの位置が分かりにくい」「Excel一括取込の手順が不明」

Week 3:Figmaプロトタイプ(高精度)

改善点: - 保存ボタンを画面右下に固定表示 - Excel一括取込の手順をツールチップで表示 - プレビュー機能を追加(HTMLがどう表示されるか確認)

Week 4:実装プロトタイプ(動作するデモ)

技術スタック: - フロントエンド:React + TypeScript - バックエンド:Node.js + Express - データベース:PostgreSQL(クラウド:AWS RDS) - WYSIWYGエディタ:TinyMCE

実装機能: - Excel一括取込(CSVアップロード) - WYSIWYGエディタ(HTMLタグ自動生成) - リアルタイムプレビュー - テンプレート選択(5種類)

第五章:Step 5——検証と実装

ステップ5:検証(Test) - ユーザーでテストし、学習する(2週間)

ユーザビリティテスト:

対象:商品管理部5名 タスク: 1. Excelファイル(50件)を一括取込 2. 商品説明文をWYSIWYGエディタで作成 3. プレビューで確認後、保存

測定指標: - タスク完了時間 - エラー発生回数 - 満足度(5段階評価)

結果:

タスク1:Excel一括取込 - Before:50件 × 8分 = 400分(6.7時間) - After:一括取込5分 + 確認20分 = 25分 - 削減率:94%

タスク2:商品説明文作成 - Before:HTMLタグ手入力2分/件 - After:WYSIWYGエディタ30秒/件 - 削減率:75%

タスク3:エラー発生回数 - Before:月平均40件(HTMLタグミス、全角・半角混在など) - After:月平均2件(WYSIWYGエディタでほぼ0) - 削減率:95%

満足度: - 5名全員が「非常に満足(5点)」

フィードバック: - 「Excelから一括取込できるのが素晴らしい」 - 「HTMLタグを意識せずに入力できる」 - 「プレビューで確認できるので安心」 - 「システムの応答が速い(2分 → 5秒)」

Month 5-6:本番実装と全社展開

本番システム開発: - 開発期間:2ヶ月 - 開発費用:1,200万円 - クラウド移行費用:300万円 - 研修費用:80万円 - 初期投資合計:1,580万円

年間効果:

人件費削減(商品登録業務): - Before:月133時間(1,000件 × 8分) - After:月20時間(Excel一括取込で大幅削減) - 削減時間:113時間/月 × 12ヶ月 = 1,356時間/年 - 人件費削減:1,356時間 × 3,500円 = 474万円/年

エラー対応コスト削減: - Before:月40件 × 2時間/件 × 3,500円 = 28万円/月 - After:月2件 × 2時間 × 3,500円 = 1.4万円/月 - 年間削減:26.6万円 × 12ヶ月 = 319万円/年

生産性向上(本来業務への集中時間増加): - 削減時間を商品選定・価格戦略検討に充当 - 効果:新商品開発数増加、粗利率改善 - 推定効果:年間800万円

レガシーシステム保守費削減: - Before:年間保守費用500万円(専門ベンダー依存) - After:クラウド保守費用180万円 - 削減額:320万円/年

合計年間効果: - 474万円 + 319万円 + 800万円 + 320万円 = 1,913万円/年

ROI: - (1,913万円 - 180万円) / 1,580万円 × 100 = 110% - 投資回収期間:1,580万円 ÷ 1,733万円 = 0.91年(10.9ヶ月)

第六章:探偵の診断——ユーザー中心設計で真の価値を創出する

その夜、デザイン思考の本質について考察した。

GlobalTrade社は、「最新システムに刷新すれば解決する」という技術先行の発想を持っていた。しかし、デザイン思考の5ステップで、ユーザーの真のニーズが見えた。

共感(Empathize):商品管理部のユーザーは「単純な繰り返し作業に時間を取られ、本来の仕事に集中できていない」 問題定義(Define):「システムが自動化・効率化をサポートしておらず、全て手作業」 創造(Ideate):100のアイデアを発散し、Top 5を選定 試作(Prototype):紙→Figma→実装と、4週間で3回のイテレーション 検証(Test):ユーザビリティテストで94%の時間削減を確認

重要なのは、ユーザーに共感し、共創したことだ。技術者だけで設計するのではなく、週1回のレビュー会でユーザーと共に画面を作り上げた。その結果、満足度5点満点、商品登録時間94%削減(400分 → 25分)を実現した。

年間1,913万円の効果、ROI 110%、投資回収10.9ヶ月。そして、ユーザーは「本来の仕事」に集中できるようになった。

「システムリプレイスするな。デザイン思考でユーザーに共感せよ。共感、問題定義、創造、試作、検証。5つのステップを繰り返すことで、再現可能なユーザー中心設計が生まれる」

第三十巻「再現性の追求」は、ここに幕を閉じる。しかし、再現性を追求する旅は、決して終わることはない。

「デザイン思考——ユーザーへの共感から始まる問題解決。共感、問題定義、創造、試作、検証。技術ではなく、人に焦点を当てることで、真の価値が生まれる」——探偵の手記より

関連ファイル