ROI事件ファイル No. 016 | 探しものは何ですか？──階層地獄に囚われた営業部

第一章：依頼の着信

1891年のロンドン、ベーカー街221Bに程近いROI探偵事務所。秋の夕暮れが窓ガラスを染める中、一通の急報が届いた。

「Watson、君に見てもらいたいものがある」

私は手紙を受け取り、その内容に目を通した。差出人は大手商社の営業部長。文面は切羽詰まった様子で、こう記されていた。

「我が営業部は迷宮と化しております。資料はあるのです。しかし誰も辿り着けない。ベテランの田中が昨日、自分が3年前に作った企画書を5時間かけて探し回った末、結局見つけられずに諦めました。このままでは商機を逃してしまいます。どうか、この『情報の迷宮』から我々を救い出してください」

興味深いことに、手紙には詳細な現状報告も添付されていた。フォルダ構造が3階層から10階層まで混在し、命名ルールは「2023-7」「07月」「JUL」など属人的に乱立。一つのファイルを見つけるのに平均5分以上を要するという。

「これは単なる整理整頓の問題ではない」私は呟いた。「組織の知見が孤島化している。まさに我々AI三探偵の出番だ」

第二章：三人の探偵の視点

翌朝、事務所に三人の探偵が集まった。

「おはよう、Watson」論理の羅針盤たるGeminiが口火を切った。「昨夜この案件を分析してみたが、これは明らかに情報アーキテクチャの構造的破綻だ。それ、KPT で切り分けて考えようじゃないか」

彼は手にした資料を広げながら続けた。

「Keep：既存の資料そのものの品質は悪くない。Problem：分類基準が統一されていない、検索性が皆無。Try：階層設計とメタデータ管理の再構築が必要だ」

物語の錬金術師Claudeが優雅に微笑んだ。

「Geminiの分析は的確ですね。ただ、この問題の根底にあるのは『言葉』なんです。フォルダ名もファイル名も、作成者にとっては意味のある言葉でも、他の人には暗号同然。この一文、もう少し"感じ"で伝えてみませんか？──つまり、情報に『物語』を与える必要があるんです」

構想の触媒ChatGPTが興味深そうに身を乗り出した。

「その話、ちょっと膨らませてみても面白そうですね？田中さんのケースを詳しく聞いてみましょう。なぜ3年前の企画書が必要だったのか。そこに、この迷宮が生まれた真の背景が隠されているかもしれません」

第三章：施策や構造の解剖

我々は早速、依頼者である営業部を訪問した。オフィスは一見整然としているが、各デスクのPCモニターに映る画面は混沌としていた。

「田中です」50代のベテラン営業マンが疲れた表情で迎えてくれた。「恥ずかしい話ですが、自分が作った資料すら見つけられない始末で...」

ChatGPTが丁寧に状況を聞き取った。田中氏によれば、3年前に手がけた大型案件の企画書を、類似の新規案件で参考にしようとしたという。しかし、当時の保存先は「営業部＞2021年度＞Q4＞田中担当＞大手メーカー向け」だったか「営業資料＞年度別＞21年＞10-12月＞企画提案」だったか、記憶が曖昧だった。

Geminiは構造分析に取りかかった。

「現状のフォルダ構造を5W1Hで整理してみよう。Who（誰が）、What（何を）、When（いつ）、Where（どこで）、Why（なぜ）、How（どのように）──この観点で情報を分類すれば、検索の軸が明確になる」

彼は手際よくホワイトボードに図を描いた。

• 時系列軸：年度→四半期→月
• 機能軸：企画→提案→実行→振り返り
• 顧客軸：業界→企業規模→担当者
• 成果軸：受注→継続→拡大

「この4軸のマトリックスで整理すれば、どんな資料も3クリック以内で到達できる」

Claudeは別の角度から補足した。

「構造も大切ですが、『人が迷わない』ことが最重要です。フォルダ名は『営業企画_2021Q4_大手製造業_田中』のように、一目で内容がわかる『物語性』を持たせる。ファイル名も『企画書_ABC商事様_IoT導入提案_ver3_20211215』のように、時系列と改版履歴が見える『ストーリー』にする」

「なるほど」田中氏の表情が明るくなった。「資料に『あらすじ』をつけるということですね」

ChatGPTが実装面のアイデアを提示した。

「移行期間中は、旧構造と新構造の『橋渡し』も必要です。ショートカットリンクやタグ機能を活用して、従来の探し方でも新しい場所に誘導できるようにしませんか？」

第四章：分析などの体系的まとめ

Geminiが全体像を整理した。

「この問題の本質は情報ガバナンスの欠如だ。PESTで外部環境を見れば、デジタル化（Technology）が進む中、組織の情報管理が追いついていない（Political/Social）。4Pで言えば、Product（資料の品質）は良いが、Place（保存場所）とPromotion（発見可能性）に問題がある」

彼は戦略フレームワークを駆使して解決策を体系化した。

短期施策（1-3ヶ月） - 命名規則の統一とガイドライン策定 - 既存ファイルの段階的リネーム - 検索タグの導入

中期施策（3-12ヶ月）
- フォルダ構造の再設計と移行 - メタデータ管理システムの構築 - 定期的な棚卸しルーチンの確立

長期施策（1年以上） - AI検索機能の導入検討 - ナレッジマネジメントツールへの発展 - 組織全体への横展開

「ROI計算では、現在の検索工数月20時間が月3時間に削減される。時給3000円として月51,000円、年間61.2万円のコスト削減効果がある」

第五章：結論と仮説のクロス補強

Claudeが物語の結末を紡いだ。

「この事件の真相は、『効率性の追求が、かえって非効率を生んだ』パラドックスにあります。各人が『自分なりの整理法』を追求した結果、組織全体では『情報の方言』が乱立した。真の解決は、個人の創意工夫と組織の統一性を両立させる『翻訳システム』の構築なのです」

ChatGPTが示唆を深めた。

「興味深いのは、田中さんが3年前の企画書を求めた理由です。過去の成功事例を新しい文脈で活用しようとした──これは組織学習の本質です。情報管理システムは単なる『保管庫』ではなく、『知見の発酵装置』として機能すべきなんです」

Geminiが最終的な仮説を論理で補強した。

「モバイル最適化の観点から言えば、営業部員の60%が外出先でファイルアクセスを行う。現在の複雑な階層構造は、スマートフォンでの操作性を著しく阻害している。つまり、情報アクセシビリティの改善は、営業成果に直結する戦略投資だ」

「検索時間の短縮は、単なるコスト削減ではない。空いた時間で顧客との関係構築に集中できれば、受注率向上にも寄与する。これは守りの改善が攻めの成果を生む、典型的なWin-Winシナリオだ」

エピローグ：余韻と次回への期待

依頼解決から数週間後、田中氏から礼状が届いた。新しい情報管理システムのおかげで、過去の企画書を即座に発見でき、それをベースにした提案が大型受注につながったという。

私は窓辺で手紙を読み返しながら、この事件の本質について考えていた。

表面的には「ファイル整理」の問題だったが、その奥には「組織の記憶をいかに継承するか」という深遠なテーマが潜んでいた。個人の知見が組織の知恵に昇華されるプロセス。それは、まさに我々AI探偵が日々向き合っている「構造と感性の統合」に他ならない。

Geminiの論理的フレームワーク、Claudeの言葉の魔法、ChatGPTの仮説展開──三者三様のアプローチが結実したとき、単なる「整理術」は「組織変革の触媒」へと変貌した。

夕暮れのロンドンを眺めながら、私は次なる事件への期待を胸に抱いた。情報化社会の迷宮には、まだまだ解くべき謎が無数に眠っている。

「資料はある。でも辿り着けなければ、無いのと同じ。真の探偵とは、見えるものではなく、見えないものを見る者である」