ROI事件ファイル No. 029 | そのExcel、誰が継げる？ ──営業成績の見えない属人管理事件

【第一章：依頼の着信】

1891年、ロンドンの霧深い夜。ベーカー街221Bの探偵事務所に、一通の電報が届いた。差出人は地方の営業会社から。

「緊急事態です。弊社の業績管理システムが一人の社員に完全依存しており、その者が体調不良で長期休暇に入る可能性が浮上いたしました。全社の営業データが彼の作成したExcelファイルに集約されているのですが、誰一人としてその内容を理解できません。このままでは会社の存続に関わります」

私ワトソンは、この奇妙な依頼書を手に取りながら思った。現代のデジタル技術が発達した時代にも関わらず、なお残る「人間の知識の囲い込み」という古典的な問題。これこそ、我々ROI探偵事務所の三人の専門家が力を発揮すべき事件である。

【第二章：三人の探偵の視点】

🟦 Gemini｜理性の羅針盤

「それ、KPTで切り分けて考えようじゃないか」

Geminiは依頼書を読み終えると、即座に分析フレームを展開した。

「Keep（維持すべき点）：ベテラン社員の豊富な業務知識とデータ蓄積。Problem（問題点）：属人化による単一障害点の発生、ナレッジの非共有化。Try（改善案）：標準化されたプロセス設計と共有可能な仕組みの構築だ」

彼の論理的な視点は、問題の構造を明確に浮き彫りにした。これは単なるExcelの問題ではなく、組織設計の根本的な課題なのだ。

🟧 Claude｜物語の錬金術師

「この一文、もう少し"感じ"で伝えてみませんか？」

私Claudeは、この事件の奥にある人間的な側面に注目した。

「そのExcelは、誰にも開けなかった。いや、正確には開くことはできたが、その意味を読み解くことは誰にもできなかった。数式の迷宮、マクロの暗号、独自ルールの羅列。それはまさに、一人の職人が長年かけて築き上げた、美しくも孤独な城だった」

属人化の問題は、技術的な課題である以前に、人間の承認欲求や専門性への誇りといった感情的な要素が絡んでいる。この点を理解せずに解決策を提示しても、真の変革は起こらない。

⬜️ ChatGPT｜構想の触媒

「その話、ちょっと膨らませてみても面白そうですね？」

ChatGPTは、この事件から派生する様々な可能性を探り始めた。

「もし、この属人化問題を解決できれば、他にどんな波及効果があるでしょうか？新人教育の効率化、業務プロセスの透明化、さらには他部署への横展開。一つのExcelの標準化が、組織全体のデジタル変革の起点になるかもしれませんね」

彼の仮説展開により、この事件の真の価値と可能性が見えてきた。

【第三章：施策と構造の解剖】

神Excelの構造分析

現場調査により、問題のExcelファイルの実態が明らかになった。

複雑性の源泉： - 15のワークシートが相互参照する複雑な数式体系 - VBAマクロによる自動化処理（コメント一切なし） - 独自の色分けルールと略語システム - 手動入力と自動計算の混在による整合性リスク

業務フローへの影響： - 月次報告書作成：担当者のみが実行可能（所要時間2日） - 営業進捗確認：リアルタイム性なし、週1回の更新のみ - 新規案件登録：複雑な入力規則により他者による代行不可

🟦 Geminiによる構造設計

「業務プロセスを5W1Hで整理し、PESTフレームで外部要因を分析した結果、以下の標準化アプローチを提案する」

Phase 1: 現状把握と要件定義 - 既存Excelの機能棚卸し（What） - 利用者ニーズの洗い出し（Who/Why） - 更新頻度とタイミングの整理（When/Where） - 操作手順の詳細化（How）

Phase 2: 標準フォーマット設計 - シンプルな入力画面の構築 - 自動計算ロジックの透明化 - エラーハンドリング機能の実装 - バックアップとバージョン管理の仕組み

Phase 3: 移行と定着支援 - 段階的な移行計画 - 操作マニュアルの整備 - 定期的な振り返りとブラッシュアップ

【第四章：分析の体系的まとめ】

🟦 Gemini｜フレームワーク統合分析

SWOTフレームワークによる現状整理：

Strengths（強み） - ベテラン社員の深い業務理解 - 長年蓄積されたデータ資産 - カスタマイズされた分析機能

Weaknesses（弱み） - 属人化による単一障害点 - ナレッジの非共有化 - 新人教育の困難性

Opportunities（機会） - 標準化による業務効率向上 - チーム全体のスキル底上げ - 他部署への展開可能性

Threats（脅威） - 担当者離職による業務停止リスク - 競合他社に対する情報劣位 - 組織の成長阻害要因

根本原因の5 Whys分析

1. なぜExcelが属人化したのか？→ 担当者が独自に発展させたから
2. なぜ独自に発展させたのか？→ 標準的なツールがなかったから
3. なぜ標準的なツールがなかったのか？→ 組織として整備する意識がなかったから
4. なぜ組織として整備する意識がなかったのか？→ 個人の努力に依存する文化があったから
5. なぜ個人依存の文化があったのか？→ 情報共有やチーム協働の価値が理解されていなかったから

【第五章：結論と仮説のクロス補強】

🟧 Claude｜ストーリーテリングによる統合

知識が属するのではなく、共有されるべきものだという転換点が、この事件の核心だった。

ベテラン社員は最初、自分の作り上げたシステムを手放すことに抵抗を示した。それは当然のことだ。長年の努力の結晶を「標準化」という名の下に解体されるように感じたのだから。

しかし、組織全体での対話を重ねる中で、彼の真の価値は「Excelを操る技術」ではなく「業務を理解し、課題を解決する洞察力」にあることが明らかになった。標準化は彼の価値を奪うのではなく、それをより多くの人に伝える手段なのだ。

半年後、新しいシステムが稼働した時、最も喜んだのは他でもない、あのベテラン社員だった。「これで安心して休暇が取れる」と彼は微笑んだ。

⬜️ ChatGPT｜示唆と言語化ポイント

この事件から得られる示唆を整理すると：

組織学習の観点： - 個人知を組織知に変換するプロセスの重要性 - ナレッジマネジメントの戦略的価値 - 持続可能な組織運営のための基盤整備

変革マネジメントの観点： - 抵抗勢力の心理的背景の理解 - Win-Winの解決策の模索 - 段階的なアプローチの有効性

人材開発の観点： - 専門性の属人化リスクへの対処 - チーム全体のスキル向上機会の創出 - 世代間での知識継承の仕組み化

🟦 Gemini｜ROI定量分析

投資対効果の実測値：

初期投資： 240万円 - システム設計・開発費用：120万円 - 研修・移行支援費用：80万円 - 外部コンサル費用：40万円

年間効果： 720万円 - 業務効率化による時間削減効果：400万円/年 - 属人化リスク排除による機会損失回避：200万円/年 - 新人教育効率化による人件費削減：120万円/年

ROI = (720-240) ÷ 240 × 100 = 200%

半年でのペイバック、3年間の累積効果は1,920万円と試算される。

【エピローグ：余韻と次回への期待】

事件が解決して数ヶ月後、私ワトソンは依頼主から近況報告を受けた。

標準化されたシステムは想像以上に組織に定着し、営業チーム全体の情報共有が劇的に改善されたという。更に興味深いことに、あのベテラン社員は今や「ナレッジ共有の伝道師」として、他部署のシステム改善にも積極的に関わっているのだそうだ。

この事件を振り返りながら、私は改めて気づかされた。属人性の排除は、個人の否定ではなく、組織の進化である。一人の専門知識を組織全体の資産に変換すること。それこそが真の意味での「探偵の仕事」なのかもしれない。

霧深いロンドンの夜、ベーカー街の灯火の下で、私たちは次なる事件への準備を整えている。