ROI事件ファイル No.352｜『Global Invoice Solutions社の月400件という紙の山』

第一章:紙回覧という非効率——1件に3日かかる承認

Avalon Systems社のERP導入事件が解決した翌日、今度は請求書管理業務の効率化に関する相談が届いた。第二十九巻「再現性の追求」の第352話は、改善を回し続ける物語である。

「探偵、我々の請求書管理は、紙地獄です。販売管理システムから請求書を発行しますが、お客様への送付可否確認が紙回覧です。月400件の請求書が、全て紙でファイリング保管されています。そして、業務負荷が限界です」

Global Invoice Solutions社 の経理部長、品川出身の佐藤美香は、疲弊した表情でベイカー街221Bを訪れた。彼女の手には、承認印が押された請求書の束と、それとは対照的に「承認所要時間:平均2.8日」と記された業務分析レポートが握られていた。

「我々は、企業向けのインボイス管理ソリューションを提供しています。従業員80名。年商28億円。しかし、自社の請求書管理が非効率です」

Global Invoice Solutions社の現状: - 設立:2010年(インボイス管理ソリューション) - 従業員数:80名 - 年商:28億円 - 月間請求書発行件数:約400件 - 問題:紙回覧による承認、紙ファイリング保管、販売管理システムとの連携不足

佐藤の声には深い焦燥感があった。

「請求書の発行フローは以下の通りです。まず、販売管理システムで請求書データを作成します。次に、PDFを印刷します。そして、紙の請求書を上司に回覧し、承認印をもらいます。承認後、お客様にメール送付します。最後に、紙の請求書をファイリング保管します」

典型的な請求書発行フローの問題:

ステップ1:請求書データ作成(15分) - 販売管理システムで請求明細を入力 - 金額、数量、単価を確認

ステップ2:PDF印刷(5分) - 販売管理システムからPDF出力 - プリンターで印刷

ステップ3:紙回覧による承認(平均2.8日) - 経理担当者 → 経理部長 → 事業部長 → 役員 - 各担当者が不在だと、承認が遅延 - 最長で1週間かかることもある

ステップ4:お客様への送付(10分) - 承認後、PDFをメール添付 - 件名、本文を作成

ステップ5:紙ファイリング(5分) - 承認済み請求書を年月別にファイリング - 保管スペース:年間6㎡必要

合計所要時間:2.8日(承認待ち時間含む)

佐藤は深くため息をついた。

「さらに問題があります。紙ファイリングの検索性が低いことです。お客様から『3ヶ月前の請求書を再送してほしい』と言われると、ファイルから探し出すのに15分かかります。月20件の再送依頼があるので、月300分(5時間)を検索に費やしています。

そして、販売管理システムとの連携が不十分です。販売管理システムは2〜3年前にスクラッチ開発したものですが、請求書の送付状況(送付済み/未送付)を管理する機能がありません。だから、別途Excelで管理しています」

第二章:システム導入という一発勝負——改善は1回で終わらない

「佐藤さん、請求書管理システムを導入すれば、全ての問題が解決すると思っていますか?」

私の問いに、佐藤は即答した。

「はい、そう期待しています。ベンダーから『ワークフロー機能で承認が自動化される』『電子ファイリングで検索性が向上する』と聞いています」

現在の理解(一発勝負型): - 期待:システム導入で一気に解決 - 問題:導入後の改善プロセスが見えていない

私は、計画・実行・確認・改善を回し続ける重要性を説いた。

「問題は、『システムを導入すれば終わり』という考えです。PDCAサイクル——Plan、Do、Check、Act。計画し、実行し、確認し、改善する。このサイクルを回し続けることで、継続的な業務効率化を実現します」

⬜️ ChatGPT｜構想の触媒

「一度で完璧を目指すな。小さく始めて回せ。PDCAで継続改善せよ」

🟧 Claude｜物語の錬金術師

「請求書は、いつも『企業の信頼』を運ぶ。その流れを止めずに改善する方法を」

🟦 Gemini｜理性の羅針盤

「PDCAは改善の基本。1サイクルで終わらせるな。回し続けることで精度が上がる」

3人のメンバーが分析を開始した。Geminiがホワイトボードに「PDCAサイクル」を展開した。

PDCAの4ステップ: 1. Plan(計画):目標設定と施策立案 2. Do(実行):計画に基づく実施 3. Check(確認):実施結果の測定と評価 4. Act(改善):評価に基づく修正と次サイクルへ

「佐藤さん、まず第1サイクルの計画から始めましょう」

第三章:第1サイクル——小規模から始める

Phase 1:Plan(計画、2週間)

目標設定: - 承認所要時間を2.8日 → 0.5日に短縮 - 紙ファイリングを廃止し、検索時間を15分 → 1分に短縮 - 販売管理システムとの連携を実現

KPI設定: 1. 承認所要時間:0.5日以内 2. 検索時間:1分以内 3. 紙使用量:月400枚 → 0枚

施策立案:

施策1:ワークフロー機能の導入 - 請求書の承認フローを電子化 - 承認者にメール通知 - スマートフォンから承認可能

施策2:電子ファイリング機能の導入 - 承認済み請求書を自動保存 - 全文検索機能 - お客様名、日付、金額で検索可能

施策3:販売管理システムとのAPI連携 - 請求書データを自動取込 - 送付状況を販売管理システムに自動反映

導入範囲: - 第1サイクルは、営業1部門(月100件)のみで試行 - 効果を検証後、全社展開

予算: - 初期開発費:480万円 - 月額運用費:12万円

Phase 2:Do(実行、Month 1-2)

システム開発(Month 1): - ワークフロー機能の構築 - 電子ファイリング機能の構築 - 販売管理システムとのAPI連携

スタッフ研修(Month 1): - 営業1部門のスタッフ15名 - 操作方法の研修:2時間 - テスト運用:1週間

本番運用開始(Month 2): - 営業1部門の月100件で運用開始

Phase 3:Check(確認、Month 2-3)

2ヶ月後の測定結果:

KPI1:承認所要時間 - Before:2.8日 - After:0.8日 - 目標(0.5日)には未達成 - 原因:スマートフォン承認の利用率が30%のみ

KPI2:検索時間 - Before:15分 - After:2分 - 目標(1分)には未達成 - 原因:検索キーワードの入力ルールが統一されていない

KPI3:紙使用量 - Before:月100枚(営業1部門) - After:月8枚 - 目標(0枚)には未達成 - 原因:一部の承認者が「念のため印刷」している

スタッフの声: 「ワークフロー機能は便利です。でも、スマートフォンからの承認方法が分かりにくいです。そして、検索する時、お客様名で検索しても出てこないことがあります」

Phase 4:Act(改善、Month 3)

改善策1:スマートフォン承認の促進 - 操作マニュアルを動画化(3分) - 承認者に個別説明会を実施 - 目標:利用率30% → 80%

改善策2:検索キーワードの統一 - お客様名の入力ルール策定 - 例:「株式会社」を省略しない、カタカナは全角 - 過去データの一括修正

改善策3:紙印刷の抑止 - 「印刷しない」というルールを明文化 - 役員にペーパーレス化の意義を説明

第四章:第2サイクル——改善を全社展開

Phase 5:Plan(計画、Month 4)

第1サイクルの成果と課題: - 承認所要時間:2.8日 → 0.8日(71%削減、ただし目標未達) - 検索時間:15分 → 2分(87%削減、ただし目標未達) - 紙使用量:月100枚 → 8枚(92%削減、ただし目標未達)

第2サイクルの目標: - 第1サイクルの改善策を反映 - 全社展開(月400件) - KPI目標を再設定: - 承認所要時間:0.3日以内 - 検索時間:30秒以内 - 紙使用量:0枚

新たな施策:

施策4:承認アラート機能の追加 - 承認依頼から6時間経過でリマインダー送信 - 承認者の負荷分散(代理承認者の設定)

施策5:AIによる検索精度向上 - 曖昧検索機能(「ソニー」で「ソニー株式会社」もヒット) - 関連文書の自動提示

Phase 6:Do(実行、Month 4-5)

全社展開: - 全4部門(月400件)に拡大 - スタッフ研修:全80名

システム改修: - 承認アラート機能の追加 - AI検索機能の追加 - 追加開発費:180万円

Phase 7:Check(確認、Month 5-6)

6ヶ月後の測定結果(全社):

KPI1:承認所要時間 - Before:2.8日 - After:0.2日 - 目標達成:0.3日以内(達成率167%)

承認時間の内訳: - 経理担当者 → 経理部長:2時間 - 経理部長 → 事業部長:2時間 - 事業部長 → 役員:1時間 - 合計:5時間(0.2日)

KPI2:検索時間 - Before:15分 - After:20秒 - 目標達成:30秒以内(達成率150%)

KPI3:紙使用量 - Before:月400枚 - After:月0枚 - 目標達成:0枚(達成率100%)

年間効果(6ヶ月稼働、年換算):

承認時間の削減: - Before:2.8日/件 × 400件 = 1,120日/月 - After:0.2日/件 × 400件 = 80日/月 - 削減:1,040日/月 → 125日/月(1日8時間換算) - 人件費削減:125日 × 8時間 × 2,800円 = 280万円/月 - 年間削減:280万円 × 12ヶ月 = 3,360万円/年

検索時間の削減: - Before:15分/件 × 20件/月 = 300分(5時間)/月 - After:20秒/件 × 20件/月 = 6.7分(0.1時間)/月 - 削減:4.9時間/月 - 人件費削減:4.9時間 × 2,800円 = 1.4万円/月 - 年間削減:1.4万円 × 12ヶ月 = 16.8万円/年

紙コスト削減: - Before:400枚/月 × 10円/枚 = 4,000円/月 - After:0円/月 - 年間削減:4,000円 × 12ヶ月 = 4.8万円/年

保管スペース削減: - Before:年間6㎡ - After:0㎡ - 削減効果:6㎡ × 2万円/㎡/年 = 12万円/年

合計年間削減効果: - 3,360万円 + 16.8万円 + 4.8万円 + 12万円 = 3,393.6万円/年

投資回収: - 初期投資:480万円 + 180万円 = 660万円 - 月額運用費:12万円 × 12ヶ月 = 144万円/年 - 年間純効果:3,393.6万円 - 144万円 = 3,249.6万円/年 - ROI:(3,249.6万円 - 660万円) / 660万円 × 100 = 392% - 投資回収期間:660万円 ÷ 3,249.6万円 = 0.2年(2.4ヶ月)

Phase 8:Act(改善、Month 6-)

第2サイクルの成果: - 全KPI目標達成 - ROI 392%、投資回収2.4ヶ月

第3サイクルへの改善提案:

新たな課題の発見: 1. お客様からの問い合わせ対応時間が長い 2. 請求書の修正・再発行が月15件発生(手作業) 3. 入金消込作業が手作業

第3サイクルの計画:

施策6:お客様向けポータルサイトの構築 - お客様自身で請求書をダウンロード可能 - 問い合わせ件数削減を期待

施策7:請求書修正の自動化 - 軽微な修正(金額、宛名等)をシステムで即座に対応 - 承認フローも自動化

施策8:入金消込の自動化 - 銀行API連携で入金データ自動取込 - AIによる自動消込

組織の変化:

経理担当者Aの声: 「以前は、請求書の承認待ちで2〜3日かかっていました。お客様から『請求書まだですか?』と催促されることもありました。でも、今は5時間で承認が完了します。そして、過去の請求書を探すのに15分かかっていましたが、今は20秒です。検索窓にお客様名を入れるだけです」

経理部長(佐藤)の声: 「PDCAサイクルを回したことが、成功の鍵でした。第1サイクルでは、目標未達成でした。承認時間0.8日、検索時間2分。でも、Check(確認)で課題を特定し、Act(改善)で修正しました。

第2サイクルでは、全KPI達成。承認時間0.2日、検索時間20秒、紙使用量0枚。年間3,393.6万円の削減効果、ROI 392%を実現しました。

そして、第3サイクルでは、さらなる改善を計画しています。PDCAは終わりません。回し続けることで、組織は進化します」

第五章:探偵の診断——改善は回し続けることで完成する

その夜、PDCAサイクルの本質について考察した。

Global Invoice Solutions社は、「システムを導入すれば終わり」という一発勝負の発想を持っていた。しかし、第1サイクルでは目標未達成だった。

PDCAサイクルを回したことで、Check(確認)で課題を発見し、Act(改善)で修正した。第2サイクルで全KPI達成、ROI 392%を実現した。そして、第3サイクルへの改善提案も生まれた。

「一度で完璧を目指すな。小さく始めて回せ。Plan、Do、Check、Actのサイクルを回し続けよ。1サイクルで終わらせるな。回し続けることで、真の改善が生まれる」

次なる事件もまた、改善を回し続ける瞬間を描くことになるだろう。

「Plan、Do、Check、Act。計画し、実行し、確認し、改善せよ。1サイクルで終わらせるな。回し続けることで、組織は進化する」——探偵の手記より

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