ROI事件ファイル No.371｜『Global Solutions社の三重入力という無間地獄』

第一章:三重入力という悪夢——1件あたり45分の苦行

VirtuShoes社のRFM事件が解決した翌日、今度はシステム間のデータ入力業務に関する相談が届いた。第三十巻「再現性の追求」の第371話は、制約条件で真のボトルネックを見出す物語である。

「探偵、我々の営業担当は、地獄を見ています。1件の商談データを、3つのシステムに手入力します。Dynamics 365、SAP ERP、そして業務デザイナー。同じ顧客名、同じ商品コード、同じ金額を、3回入力します。1件あたり45分。月間200件。営業担当15名が、この作業だけで月150時間を失っています」

Global Solutions社 のIT部長、シリコンバレー出身のデイビッド・チェンは、疲弊した表情でベイカー街221Bを訪れた。彼の手には、3つの異なるシステムのログイン画面が映し出されたノートPCと、それとは対照的に「System Integration Proposal 2025-2026」と記された最新の統合計画書が握られていた。

「我々は、グローバルなITソリューション企業です。従業員850名。年商280億円。しかし、我々自身のシステムが、統合されていません。営業活動で使用する3つのシステムが、完全に独立しています」

Global Solutions社の現状: - 設立:2010年(ITソリューション企業) - 従業員数:850名(日本450名、海外400名) - 年商:280億円 - 問題:営業システムの孤島化、三重入力、属人化

デイビッドの声には深い焦燥感があった。

「システム構成は以下の通りです。Dynamics 365:顧客管理・案件管理。SAP ERP:受注管理・請求管理。業務デザイナー:営業活動報告・進捗管理。この3つが、APIで連携していません。全て、人の手を介しています」

三重入力の実態:

Case 1:新規商談登録(1件あたり45分) 1. Dynamics 365に顧客情報入力(15分) - 顧客名、担当者、連絡先、業種、規模 2. SAP ERPに見積情報入力(18分) - 商品コード、数量、単価、納期、条件 3. 業務デザイナーに活動報告入力(12分) - 訪問日時、商談内容、次回アクション、進捗ステータス 合計所要時間:45分/件

月間実態: - 営業担当:15名 - 1人あたり月間商談件数:平均13件 - 全体月間商談件数:15名 × 13件 = 195件 - 月間三重入力時間:195件 × 45分 = 8,775分(146時間) - 年間三重入力時間:146時間 × 12ヶ月 = 1,752時間

入力ミスの実態:

ケース1:顧客名の不一致 - Dynamics:「株式会社アルファテック」 - SAP:「アルファテック(株)」 - 業務デザイナー:「アルファテック」 → 3つのシステムで同じ顧客が別顧客として認識される

ケース2:金額の桁間違い - 見積金額:1,500万円 - SAP入力:150万円(桁を1つ間違える) → 請求書発行時に発覚、顧客への謝罪対応が発生

月間入力ミス: - 平均8件/月 - 1件あたり修正時間:平均2時間 - 月間修正時間:16時間

デイビッドは深くため息をついた。

「さらに問題があります。DAPか新規アプリか、判断がつきません。DAPは既存システムに1レイヤー追加して自動入力する方式。新規アプリは統合UIを開発して各システムにAPI連携する方式。どちらが最適か、分かりません」

第二章:全システム統合という幻想——真のボトルネックが見えていない

「デイビッドさん、全てのシステムを統合すれば、全ての問題が解決すると思っていますか?」

私の問いに、デイビッドは戸惑った表情を見せた。

「えっ、そうではないのですか? 統合UIを開発すれば、三重入力はなくなると思っていました」

現在の理解(全システム統合型): - 期待:統合UIで一気に解決 - 問題:真のボトルネックが見えていない

私は、制約条件で真のボトルネックを特定する重要性を説いた。

「問題は、『全てのシステムを統合する』という考えです。TOC——Theory of Constraints。制約条件の理論。システム全体のパフォーマンスは、最も制約となっている部分で決まります。まず制約条件を特定し、そこに集中投資することで、再現可能な改善を実現します」

⬜️ ChatGPT｜構想の触媒

「全システム統合するな。TOCで制約条件を特定し、そこに集中投資せよ」

🟧 Claude｜物語の錬金術師

「システムは、いつも『最も弱い環だけが強度を決める鎖』だ。全てを変える必要はない」

🟦 Gemini｜理性の羅針盤

「TOCの5ステップを適用せよ。制約を特定し、活用し、従属させ、強化し、繰り返す」

3人のメンバーが分析を開始した。Geminiがホワイトボードに「TOCの5ステップ」を展開した。

TOCの5ステップ: 1. 制約条件を特定する(Identify) 2. 制約条件を最大限に活用する(Exploit) 3. 他の全てを制約条件に従属させる(Subordinate) 4. 制約条件を強化する(Elevate) 5. 惰性に注意し、ステップ1に戻る(Repeat)

「デイビッドさん、まず真の制約条件を特定しましょう」

第三章:Phase 1——制約条件を特定する

ステップ1:現状分析(1週間)

業務フロー分析:

商談登録から受注までの全工程: 1. 商談発生(営業担当がヒアリング):30分 2. Dynamics 365入力(顧客・案件情報):15分 ★ 3. 見積作成(Excel):20分 4. SAP入力(見積情報):18分 ★ 5. 顧客への提案(プレゼン):60分 6. 業務デザイナー入力(活動報告):12分 ★ 7. 受注処理(SAP):10分 合計所要時間:165分

制約条件の候補: - 三重入力(Dynamics、SAP、業務デザイナー):45分 - 見積作成:20分 - 顧客プレゼン:60分

ボトルネック分析: - 三重入力:月146時間(年1,752時間) - 入力ミス修正:月16時間(年192時間) - 合計:月162時間(年1,944時間)

重要な発見: - 全工程165分のうち、三重入力が45分(27%)を占める - しかし、三重入力以外の工程(120分)は付加価値を生む活動 - 三重入力は付加価値を生まない「純粋な無駄」

制約条件の特定: - 真の制約条件 = 三重入力(45分/件) - この制約が解消されれば、営業担当は月146時間を顧客対応に充てられる

ステップ2:制約条件の影響分析(1週間)

年間損失の算出:

人件費損失: - 三重入力時間:年1,752時間 - 営業担当の時給:4,500円(年収720万円 ÷ 1,600時間) - 人件費損失:1,752時間 × 4,500円 = 788万円/年

入力ミス対応損失: - 修正時間:年192時間 - 人件費損失:192時間 × 4,500円 = 86万円/年

機会損失: - 三重入力に費やす時間を顧客訪問に充てた場合 - 1訪問あたり平均受注額:500万円 - 年間可能訪問数:1,752時間 ÷ 2時間 = 876訪問 - 成約率:15% - 機会損失:876訪問 × 15% × 500万円 = 6億5,700万円/年

合計年間損失: - 788万円 + 86万円 + 6億5,700万円 = 6億6,574万円/年

第四章:Phase 2——制約条件を最大限に活用し、強化する

ステップ3:解決策の検討(2週間)

Option 1:DAP(Digital Adoption Platform)導入 - 方式:既存システムに1レイヤー追加、RPAで自動入力 - メリット:既存システム改修不要、導入期間短い - デメリット:画面変更に弱い、メンテナンスコスト高い - 費用:初期300万円、年間保守120万円

Option 2:統合UI + API連携 - 方式:新規アプリ開発、各システムにAPI連携 - メリット:拡張性高い、メンテナンス容易 - デメリット:既存システム改修必要、導入期間長い - 費用:初期1,200万円、年間保守180万円

Option 3:ハイブリッド型(統合UI + RPA) - 方式:統合UIを開発、API連携不可の部分のみRPA - メリット:Option 1とOption 2の良いとこ取り - デメリット:設計の複雑性 - 費用:初期800万円、年間保守150万円

TOCの観点から判断: - 制約条件(三重入力)を最速で解消するのは Option 3 - Dynamics 365:API連携可能 → 統合UIから直接連携 - SAP:API連携可能 → 統合UIから直接連携 - 業務デザイナー:API連携不可 → RPAで自動入力

決定:Option 3(ハイブリッド型)を採用

ステップ4:実装(Month 1-6)

Month 1-2:統合UI開発 - 要件定義:Dynamics、SAPとのAPI連携仕様策定 - UI設計:営業担当の入力項目を最小化 - 開発:React + Node.jsで統合UI構築

Month 3-4:API連携開発 - Dynamics 365 API:顧客情報、案件情報の自動登録 - SAP API:見積情報、受注情報の自動登録

Month 5:RPA開発 - UiPathで業務デザイナーへの自動入力フローを構築 - エラーハンドリング、リトライ機能を実装

Month 6:テスト・本番稼働 - 営業担当5名でパイロット運用 - フィードバック反映後、全15名に展開

Month 7:効果測定

KPI1:三重入力時間 - Before:45分/件 - After:5分/件(統合UIへの入力のみ) - 削減率:89% - 削減時間:40分/件

KPI2:月間三重入力時間 - Before:146時間/月 - After:16時間/月 - 削減時間:130時間/月

KPI3:入力ミス - Before:8件/月 - After:0.5件/月 - 削減率:94%

年間効果:

人件費削減(三重入力): - 削減時間:130時間/月 × 12ヶ月 = 1,560時間/年 - 人件費削減:1,560時間 × 4,500円 = 702万円/年

人件費削減(入力ミス対応): - Before:月16時間 - After:月1時間 - 削減:15時間/月 × 12ヶ月 = 180時間/年 - 人件費削減:180時間 × 4,500円 = 81万円/年

機会利益(顧客訪問時間増加): - 増加時間:1,560時間/年 - 増加訪問数:1,560時間 ÷ 2時間 = 780訪問/年 - 成約数:780訪問 × 15% = 117件 - 機会利益:117件 × 500万円 = 5億8,500万円/年

合計年間効果: - 702万円 + 81万円 + 5億8,500万円 = 5億9,283万円/年

投資回収: - 初期投資:800万円 - 年間保守:150万円 - 年間純効果:5億9,283万円 - 150万円 = 5億9,133万円 - ROI:(5億9,133万円 - 800万円) / 800万円 × 100 = 7,292% - 投資回収期間:800万円 ÷ 5億9,133万円 = 0.01年(5日)

第五章:探偵の診断——制約条件で真のボトルネックを見出す

その夜、TOCの本質について考察した。

Global Solutions社は、「全てのシステムを統合する」という幻想を持っていた。しかし、全工程165分のうち、真の制約条件は三重入力の45分(27%)だった。

TOCの5ステップで制約条件を特定し、そこに集中投資したことで、年間5億9,283万円の効果、ROI 7,292%を実現した。投資回収は5日。

重要なのは、制約条件以外の工程(顧客プレゼンや見積作成)は変えていないことだ。全てを変える必要はない。真のボトルネックだけを解消すれば、システム全体のパフォーマンスは劇的に向上する。

「全システム統合するな。TOCで制約条件を特定せよ。制約条件を最大限に活用し、他の全てを従属させ、強化せよ。真のボトルネックだけを解消することで、再現可能な改善が生まれる」

次なる事件もまた、制約条件で真の解決策を見出す瞬間を描くことになるだろう。

「TOC——Theory of Constraints。制約条件を特定し、そこに集中投資せよ。全てを変える必要はない。真のボトルネックだけを解消することで、システム全体が変わる」——探偵の手記より

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