ROI事件ファイル No.307｜『TransLog社の見えない時間泥棒』

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第一章:書類という迷宮——1日8時間、価値を生まない仕事

PeriTechの5F事件が解決した翌週、今度は埼玉から物流企業の事務効率化に関する相談が届いた。第二十五巻「確実性の追求」の第307話は、目に見えないムダを可視化し、価値ある仕事を取り戻す物語である。

「探偵、我々の事務スタッフは毎日、書類の山に埋もれています。配送伝票、請求書、入金確認、顧客対応……。朝から晩まで忙しいのに、『何も進んでいない』という感覚があります。残業は月平均60時間。それでも仕事が終わりません」

TransLog社 の管理部長、川口出身の佐々木明は疲弊しきった表情でベイカー街221Bを訪れた。彼の手には、積み上げられた書類の写真と、それとは対照的に「業務効率化プロジェクト」と書かれた白紙の企画書が握られていた。

「我々は埼玉で中型トラックによる物流サービスを提供しています。関東圏の企業向けに、荷物の集配送を行っています。ドライバーは42名。そして、事務スタッフが12名います」

TransLog社の事務作業混乱: - 設立:2005年(トラック物流) - 年間売上:18億円 - 従業員数:54名(ドライバー42名、事務12名) - 1日の配送件数:平均180件 - 事務作業時間:1件あたり平均25分 - 月間残業時間:事務スタッフ平均60時間 - 顧客対応時間:1日平均1.5時間(電話・メール) - 問題:「忙しいのに、何も進んでいない」

佐々木の声には深い困惑があった。

「半年前、社内で『業務効率化プロジェクト』を立ち上げました。目的は、事務作業の負担を減らすこと。しかし、何から手をつければいいのか分かりません。全てが重要に見えて、優先順位が付けられないのです」

ある事務スタッフの1日(典型例):

午前8:30〜9:00(30分): - メールチェック:50通(うち重要なもの5通) - 電話対応:3件

午前9:00〜12:00(3時間): - 前日の配送伝票整理:80件 - 伝票をExcelに手入力 - ドライバーの手書きが読みにくく、確認に時間がかかる - 同じ情報を3つのExcelファイルに重複入力

午後12:00〜13:00(1時間): - 昼休憩

午後13:00〜15:00(2時間): - 請求書作成:25件 - Excelから情報をコピー&ペースト - 請求書テンプレートに手動入力 - PDF化して顧客にメール送信 - 送信記録を別のExcelに記録

午後15:00〜17:00(2時間): - 入金確認:30件 - 銀行のWebサイトで入金を確認 - 請求書と照合(手作業) - 入金済みフラグをExcelに手入力 - 未入金の顧客に催促メール作成・送信

午後17:00〜18:30(1.5時間): - 顧客対応:電話・メール - 「配送状況を教えてください」 - 「請求書を再送してください」 - 「伝票の内容に誤りがあります」

午後18:30〜19:30(1時間、残業): - やり残した作業の処理 - 翌日の準備

合計:9時間(うち残業1時間)

佐々木は深くため息をついた。

「スタッフは朝から晩まで働いています。でも、何か『無駄な作業』をしている気がします。ただ、その無駄が何なのか、見えないのです」

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第二章:忙しさという錯覚——動いているだけで進んでいない

「佐々木さん、事務スタッフの仕事は、どのような『価値』を顧客に提供していますか?」

私の問いに、佐々木は答えた。

「価値、ですか? そうですね……正確な請求書を発行すること、入金を確認すること、顧客の問い合わせに答えること……でしょうか」

現在の認識(曖昧): - 仕事の価値:「正確な請求」「入金確認」「顧客対応」 - 問題:何が価値で、何が無駄か、区別できていない

私はムダの可視化の重要性を説いた。

「忙しさと価値は別物です。LEAN——リーン生産方式。トヨタが生み出した、ムダを排除する思想です。7つのムダを見抜き、価値ある仕事だけを残す。それが、真の効率化です」

⬜️ ChatGPT｜構想の触媒

「忙しさを誇るな。LEANで、ムダを暴け。動くことと、進むことは違う」

🟧 Claude｜物語の錬金術師

「書類の山は、ムダの山。価値の流れだけを残し、あとは捨てよ」

🟦 Gemini｜理性の羅針盤

「LEANはムダ排除の技術。7つのムダを見抜き、価値の流れを作れ」

3人のメンバーが分析を開始した。Geminiがホワイトボードに「LEANの7つのムダ」を展開した。

LEANの7つのムダ: 1. 作りすぎのムダ:必要以上に作る 2. 手待ちのムダ:待っている時間 3. 運搬のムダ:不要な移動 4. 加工のムダ:過剰な処理 5. 在庫のムダ:余分な在庫 6. 動作のムダ:無駄な動き 7. 不良・手直しのムダ:やり直し

「佐々木さん、TransLogの事務作業を、LEANの7つのムダで診断しましょう」

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第三章:ムダの解剖——1日9時間のうち、価値は何時間?

Phase 1:現場観察(2週間)

事務スタッフの作業を、2週間かけて徹底的に観察した。

観察対象: - 事務スタッフ12名全員 - 各人の作業を1日ずつ張り付いて観察 - 作業内容を5分単位で記録

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Phase 2:7つのムダの発見

ムダ1:作りすぎのムダ

発見事例: 「配送伝票を、3つの異なるExcelファイルに入力している」

• ファイル1:ドライバー別の配送記録
• ファイル2:顧客別の配送記録
• ファイル3:月次集計用の配送記録

同じ情報を3回入力している

ムダの規模: - 1件の伝票入力:5分 - 重複入力:3回 → 15分 - 本来必要な時間:5分(1回だけ) - ムダ:10分/件 × 180件/日 = 1,800分/日(30時間/日)

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ムダ2:手待ちのムダ

発見事例: 「請求書を作成する前に、ドライバーの手書き伝票が届くのを待つ」

• ドライバーは夕方に帰社
• 伝票を提出するのは午後5時
• しかし、請求書は翌日の午前中に作成
• 待機時間:約16時間(夕方〜翌朝)

ムダの規模: - 請求書作成が1日遅れる - 顧客への請求が遅延 - 入金も1週間遅れる

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ムダ3:運搬のムダ

発見事例: 「プリンターが事務室の反対側にある」

• 請求書を印刷するたびに、20m移動
• 1日に25回往復
• 移動距離:1,000m/日 × 12名 = 12km/日

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ムダ4:加工のムダ(過剰品質)

発見事例: 「請求書を印刷して、さらにPDFも作成している」

• 顧客の90%はPDFで受け取りを希望
• しかし、全件で紙の請求書も印刷
• 印刷した紙は、そのままファイリング(ほぼ見返さない)

ムダの規模: - 印刷時間:2分/件 × 25件 = 50分/日 - 印刷費用:年間18万円

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ムダ5:在庫のムダ

発見事例: 「過去5年分の伝票を紙で保管している」

• 保管スペース:事務室の30%を占有
• 参照頻度:年1回程度
• 法定保存期間:7年(電子保存可)

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ムダ6:動作のムダ

発見事例: 「ExcelからExcelへ、コピー&ペーストを繰り返す」

• 配送伝票Excel → 請求書Excel
• 手動でコピー&ペースト
• 1件あたり20回のコピペ
• コピペ時間:3分/件 × 25件 = 75分/日

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ムダ7:不良・手直しのムダ

発見事例: 「ドライバーの手書きが読めず、確認の電話をかける」

• 手書きの癖が読みにくい
• 1日平均8件、ドライバーに確認電話
• 確認時間:5分/件 × 8件 = 40分/日

さらに: 「顧客から『請求書の内容が間違っている』とクレーム」

• 手入力ミス:月平均12件
• 修正作業:30分/件 × 12件 = 360分/月

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Phase 3:ムダの定量化(1週間)

7つのムダを時間に換算した。

1日あたりのムダ時間(事務スタッフ12名合計):

ムダの種類	時間/日	割合
作りすぎ(重複入力)	30時間	27.8%
手待ち(待機時間)	換算困難	-
運搬(移動)	2時間	1.9%
加工(過剰品質)	10時間	9.3%
在庫(保管スペース)	換算困難	-
動作(コピペ)	15時間	13.9%
不良・手直し	8時間	7.4%
合計ムダ	65時間	60.2%
総労働時間	108時間	100%

衝撃の事実: 事務スタッフの労働時間の60%がムダだった。

佐々木は言葉を失った。

「1日9時間働いて、そのうち5.4時間がムダ……? 価値ある仕事は、たった3.6時間しかないのですか……?」

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第四章:流れの再構築——ムダを排除し、価値だけを残す

Phase 4:LEANによる改善策の設計(3週間)

7つのムダを排除する改善策を設計した。

改善1:作りすぎのムダ → データの一元化

Before: - 3つの異なるExcelに同じ情報を入力

After: - 統合データベース(クラウド)を導入 - 1回の入力で、全ての帳票に自動反映 - 投資:月額3万円(12名利用)

効果: - 重複入力ゼロ - 削減時間:30時間/日 → 0時間

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改善2:手待ちのムダ → リアルタイム入力

Before: - ドライバーが夕方に紙の伝票を提出 - 事務スタッフが翌日入力

After: - ドライバーにスマホアプリ配布 - 配送完了時にその場で入力 - 事務スタッフはリアルタイムで確認可能 - 投資:スマホアプリ開発200万円+月額運用費5万円

効果: - 手待ちゼロ - 請求書作成が1日早まる → 入金が1週間早まる

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改善3:運搬のムダ → レイアウト変更

Before: - プリンターが20m先

After: - プリンターを各デスクから3m以内に配置 - 投資:プリンター移動費用10万円

効果: - 移動距離:12km/日 → 0.7km/日(94%削減)

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改善4:加工のムダ → 紙の廃止

Before: - 請求書を紙で印刷+PDF作成

After: - PDF請求書のみ(顧客の希望に応じて紙も可) - デジタル署名で法的効力を確保

効果: - 印刷時間:50分/日 → 5分/日(90%削減) - 印刷費用:年間18万円 → 年間2万円

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改善5:在庫のムダ → 電子保存

Before: - 過去5年分の伝票を紙で保管(事務室の30%)

After: - 全伝票をスキャンして電子保存 - 紙は廃棄 - 投資:スキャン作業外注50万円

効果: - 保管スペース:30% → 0%(事務室を広々と使える)

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改善6:動作のムダ → 自動化

Before: - ExcelからExcelへ手動コピペ

After: - データベースから自動で請求書生成 - コピペ作業ゼロ

効果: - コピペ時間:75分/日 → 0分

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改善7:不良・手直しのムダ → 入力ミス防止

Before: - ドライバーの手書き → 読めない → 確認電話

After: - スマホアプリで入力 → 手書き不要 - 住所・品名は選択式(入力ミス防止)

効果: - 確認電話:8件/日 → 0件 - 請求書ミス:12件/月 → 1件/月(92%削減)

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Phase 5:改善の実施(3ヶ月)

投資総額: - スマホアプリ開発:200万円 - クラウドデータベース:月額3万円 - その他(レイアウト変更等):60万円 - 合計:260万円+月額8万円

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Phase 6:3ヶ月後の成果

労働時間の劇的削減:

Before: - 総労働時間:108時間/日(12名×9時間) - うちムダ:65時間(60%) - 残業:月720時間(12名×60時間)

After: - 総労働時間:62時間/日(12名×5.2時間) - うちムダ:5時間(8%) - 残業:月48時間(12名×4時間、92%削減)

事務スタッフの変化:

スタッフAの声: 「以前は、毎日残業していました。でも、何のために忙しいのか分かりませんでした。今は、仕事が明確です。『顧客対応』という価値ある仕事に時間を使えるようになりました」

スタッフBの声: 「重複入力がなくなって、ストレスが減りました。同じ情報を3回入力するのは、本当に無駄でした」

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6ヶ月後の事業成果:

顧客満足度の向上: - 請求書発行が1日早まる → 顧客の支払い処理がスムーズに - 請求書ミスが92%削減 → クレーム減少 - 電話・メール対応時間が増加 → 「以前より丁寧に対応してくれる」

財務効果: - 残業代削減:月120万円(年間1,440万円) - 入金サイクル短縮:1週間早まる → キャッシュフロー改善 - 投資回収期間:2.7ヶ月

組織の変化: - 事務スタッフ:12名 → 9名(自然減+配置転換) - 削減した3名を、営業サポートに配置転換 - 新規顧客獲得:年間+15社

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第五章:探偵の診断——ムダを見抜く目が組織を変える

その夜、LEANの本質について考察した。

TransLogの事務スタッフは、朝から晩まで働いていた。しかし、その労働時間の60%はムダだった。

重複入力、待機時間、不要な移動、過剰な印刷、手動コピペ、確認電話、手直し……。7つのムダが、彼らの時間を奪っていた。

しかし、LEANでムダを可視化し、排除したことで、労働時間は43%削減された。そして、削減された時間は、顧客対応という価値ある仕事に振り向けられた。

「忙しさは美徳ではない。価値を生む仕事だけが意味を持つ。LEANが、ムダを暴き、価値を残す」

次なる事件もまた、LEANがムダを排除する瞬間を描くことになるだろう。

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「動いているだけで進んでいない。LEANで7つのムダを暴け。価値の流れだけを残し、あとは捨てよ」——探偵の手記より

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