ROI事件ファイル No.285｜『UrbanEstate社の採用改革』

第一章：採用という戦場——疲弊する現場の悲鳴

ElectraParts商社のバリューチェーン事件が解決した翌週、今度は都内から不動産開発企業の採用業務崩壊に関する相談が届いた。第二十三巻「再現性の追求・続編」の第285話は、人の努力に依存する現場を、仕組みで動く組織へと変革する物語である。

「探偵、我々の採用チームは限界です。1日50名の面接、無数の日程調整、手書きの評価シート、システムへの二重入力。5名の担当者が朝8時から夜10時まで働いていますが、追いつきません。誰かが倒れるのは時間の問題です」

UrbanEstate社 の人事部長、東京出身の佐々木美穂は疲弊しきった表情でベイカー街221Bを訪れた。彼の手には、積み上がった履歴書の山と、それとは対照的に低迷する採用充足率のグラフが握られていた。

「我々は東京で商業施設やマンションの開発を手がける不動産デベロッパーです。事業拡大に伴い、年間採用目標を50名から120名に引き上げました。しかし、採用チームの体制は変わらず、現場は崩壊寸前です」

UrbanEstate社 の採用業務崩壊： - 設立：2010年（不動産開発） - 年間売上：420億円 - 従業員数：850名 - 年間採用目標：120名（前年比2.4倍） - 採用チーム：5名（増員なし） - 月間応募者：平均850名 - 1次面接：月間200名 - 2次面接：月間80名 - 最終面接：月間40名 - 採用担当者の労働時間：月平均280時間

佐々木の表情には深い危機感があった。

「問題は、採用業務の全てが『人の手作業』であることです。応募者が来れば、履歴書を印刷し、面接日程をメールで調整し、面接後は手書きで評価シートを記入し、それをExcelに転記し、社内システムに再入力する。この繰り返しです」

採用業務の1日（担当者A）： - 7:30 出社、メール確認（応募者からの日程変更50件） - 8:00 日程調整メール作成（1件あたり15分×50件＝12.5時間分の作業） - 10:00 1次面接開始（1日10名、1名30分） - 12:00 昼食（15分） - 12:15 面接再開 - 15:00 面接終了、評価シート記入（1名5分×10名＝50分） - 16:00 履歴書のスキャン・ファイリング - 17:00 社内システムへのデータ入力（1名10分×10名＝100分） - 19:00 明日の面接準備（資料印刷、会議室予約） - 20:00 応募者への合否連絡メール作成 - 21:30 退社

5名全員が同じ状況： - 月間労働時間：平均280時間（法定時間の175%） - 休日出勤：月4回 - 有給休暇取得：年間平均2日 - 離職：過去1年で2名退職

「採用ツールの導入も検討しました。でも、現場は『使い方を覚える時間がない』と言います。忙しすぎて、効率化する余裕がないのです」

第二章：価値とムダの境界線——何を捨て、何を残すか

「佐々木さん、現在の採用業務で『本当に価値を生んでいる活動』は何でしょうか？」

私の問いに、佐々木は答えに詰まった。

「……全てが必要だと思っていました。応募者対応も、日程調整も、評価記録も。でも、考えてみれば、本当に価値を生んでいるのは『面接で候補者を見極めること』だけかもしれません」

現在の採用業務の内訳（担当者1名あたり月280時間）： - 面接実施：60時間（21%） - 日程調整：80時間（29%） - データ入力：40時間（14%） - 書類整理：30時間（11%） - メール対応：50時間（18%） - その他事務作業：20時間（7%）

価値を生む活動：面接実施（21%）
ムダな活動：残りの79%

私はリーン思考の重要性を説いた。

「採用力を高めるのは、長時間働くことではありません。LEAN——価値を生まない全ての活動を排除し、価値を生む活動に集中する。それが、疲弊せずに成果を出す唯一の道です」

⬜️ ChatGPT｜構想の触媒

「ムダを削れ。人の努力を仕組みに変えよ。それがLEANだ」

🟧 Claude｜物語の錬金術師

「価値を生まない活動は、どれほど頑張っても、ゼロを生むだけだ」

🟦 Gemini｜理性の羅針盤

「LEANは効率の科学。ムダ・ムラ・ムリを排除し、流れを作る」

3人のメンバーが分析を開始した。Geminiがホワイトボードに「採用業務特化型LEAN分析」のフレームワークを展開した。

LEANの7つのムダ： 1. 作りすぎのムダ - 必要以上に作る 2. 手待ちのムダ - 待つ時間 3. 運搬のムダ - 不要な移動 4. 加工のムダ - 過剰な処理 5. 在庫のムダ - 不要な保管 6. 動作のムダ - 無駄な動き 7. 不良のムダ - やり直し

「佐々木さん、UrbanEstateの採用業務から、7つのムダを一掃しましょう」

第三章：ムダの可視化——見えなかった非効率

Phase 1：業務の可視化（1週間）

採用担当者5名の1週間の活動を、分単位で記録した。

発見されたムダ：

1. 作りすぎのムダ： - 履歴書を全員分印刷（月200枚）→ 実際に参照するのは面接時のみ - 面接評価シートを3枚複写（人事用、部門用、保管用）→ 2枚は使われず

2. 手待ちのムダ： - 応募者からの返信待ち（平均48時間） - 面接官のスケジュール確認待ち（平均24時間） - システム承認待ち（平均72時間） - 合計：担当者の25%の時間が「待ち」

3. 運搬のムダ： - 印刷室への往復（1日平均8回） - 書類を部門に届ける（1日平均3往復） - 会議室の準備（面接ごとに移動）

4. 加工のムダ： - 同じ情報を3つのシステムに入力（履歴書→Excel→社内システム→ATS） - 面接評価の転記（手書き→Excel→システム）

5. 在庫のムダ： - 保管された履歴書（過去5年分、段ボール28箱） - 未処理の応募（常時50件が滞留）

6. 動作のムダ： - 日程調整メールのコピー＆ペースト - 同じ質問への繰り返し回答

7. 不良のムダ： - 入力ミスによる修正（週平均12件） - ダブルブッキングによる面接再調整（月平均8件） - 書類の紛失による再発行依頼（月平均5件）

Phase 2：ムダの定量化

各ムダが生み出す時間ロスを計算した。

月間ムダ時間（5名合計）： - 日程調整の往復メール：320時間 - 二重・三重入力：180時間 - 印刷・ファイリング：120時間 - やり直し作業：60時間 - 待ち時間：180時間 - その他：140時間 - 合計：1,000時間/月（5名の71%の時間）

佐々木は愕然とした。

「我々は月1,400時間働いて、実際に価値を生んでいるのは400時間だけだったのですね」

第四章：仕組みという解放——人の努力を自動化に変える

Phase 3：LEAN改革の実行（3ヶ月）

7つのムダを、システムと仕組みで排除した。

改革1：日程調整の自動化

導入ツール：採用管理システム（ATS）+ 自動日程調整 - 応募者が自分で空き枠を選択（24時間受付） - 面接官のカレンダーと自動連携 - リマインドメールも自動送信

効果： - 日程調整時間：320時間/月 → 15時間/月（95%削減） - 調整スピード：平均48時間 → 即時 - ダブルブッキング：ゼロ

改革2：データ入力の一元化

新プロセス： - 応募者が直接ATSに情報入力 - 面接評価もATS上で記入 - 社内システムと自動連携 - 手動入力：完全ゼロ

効果： - データ入力時間：180時間/月 → 0時間（100%削減） - 入力ミス：週12件 → 0件

改革3：ペーパーレス化

新プロセス： - 履歴書印刷廃止（タブレットで閲覧） - 評価シートもデジタル化 - 過去の履歴書をスキャン後、全て廃棄

効果： - 印刷・ファイリング時間：120時間/月 → 2時間/月（98%削減） - 保管スペース：段ボール28箱 → 0箱 - 書類紛失：ゼロ

改革4：テンプレート化とFAQ

新プロセス： - よくある質問をFAQページに掲載 - メールテンプレート作成（10種類） - 応募者への自動返信機能

効果： - メール対応時間：50時間/月 → 10時間/月（80%削減） - 応募者満足度：3.2 → 4.5（返信が早い）

改革5：面接プロセスの見直し

旧プロセス：1次・2次・最終の3段階
新プロセス：1次・最終の2段階（2次面接を廃止）

理由： - データ分析の結果、2次面接の合格率は92% - つまり、1次で絞れている（2次は形式的） - 2次を廃止しても採用の質は変わらない

効果： - 面接工数：月320時間 → 月180時間（44%削減） - 応募者の負担軽減（選考期間短縮） - 内定承諾率：68% → 78%（スピード選考が評価される）

3ヶ月後の総合成果：

労働時間の劇的削減： - 月間労働時間（5名合計）：1,400時間 → 550時間（61%削減） - 担当者1名あたり：280時間 → 110時間（法定時間内） - 残業：月平均120時間 → 月10時間 - 休日出勤：月4回 → 0回

採用成果の向上： - 年間採用実績：85名（目標120名の71%） → 128名（目標達成＋8名） - 選考期間：平均32日 → 平均14日 - 応募者満足度：3.2 → 4.5 - 内定承諾率：68% → 78%

担当者の変化： - 有給休暇取得：年2日 → 年14日 - 離職率：年40% → 年0% - 担当者の声：「仕事が楽しくなった」

Phase 4：採用力の質的向上（6ヶ月目以降）

時間に余裕ができたことで、本質的な活動に集中できるようになった。

新たに始めた活動： - 候補者との丁寧な対話（面接時間を30分 → 45分に延長） - 採用ブランディング（SNS発信、採用イベント企画） - リファラル採用の強化（社員紹介制度） - データ分析による採用戦略の改善

12ヶ月後の成果：

採用の質と量の両立： - 年間採用：128名 → 152名（目標の127%） - 採用コスト：1名あたり68万円 → 42万円（38%削減） - 入社後1年定着率：82% → 94%（質の向上） - 応募者数：月850名 → 月1,280名（ブランド力向上）

組織の変化： - 採用チーム：5名 → 6名（1名増員、それでも余裕） - 新人研修：採用担当者が講師を担当（時間的余裕） - 他部門への支援：新卒研修の企画・運営

顧客の声（内定者）：

新卒内定者（23歳）： 「他社は面接が事務的でしたが、UrbanEstateさんは一人ひとりに向き合ってくれました。選考もスピーディーで、『ここで働きたい』と強く思いました」

中途入社者（32歳）： 「日程調整が自動で、面接評価もその場でフィードバックがありました。『人を大切にする会社』だと感じました」

第五章：探偵のLEAN診断——人の努力を仕組みに変える技術

ホームズが総合分析をまとめた。

「佐々木さん、LEANの本質は『尊重』です。人の努力に依存するのではなく、仕組みで解決する。そうすることで、人は本当に価値を生む活動に集中できる。疲弊しない組織だけが、持続的に成果を出せるのです」

24ヶ月後の最終報告：

UrbanEstate社は不動産業界で「最も働きやすい採用チーム」として評価された。

最終的な成果： - 年間採用：152名 → 180名 - 採用充足率：71% → 150% - 従業員満足度：採用部門が社内1位 - 業界賞：「働き方改革優良企業」受賞

佐々木からの手紙には深い感謝が記されていた：

「LEANによって、我々は『人の努力で回す組織』から『仕組みで回る組織』へと変わりました。最も重要だったのは、『忙しいから効率化できない』という思い込みを捨てたことでした。ムダを排除したからこそ、時間が生まれ、本質的な活動に集中できました。今では他部門からも『どうやって改善したのか』と相談が来ます。価値を生まない活動は、全てムダなのだと理解しました」

探偵の視点——ムダの排除が人を解放する

その夜、効率化の本質について考察した。

LEANの真価は、人間中心の思想にある。長時間働くことを美徳とせず、価値を生まない活動を徹底的に排除する。そうすることで、人は疲弊せず、創造的な活動に時間を使える。

採用業務の79%がムダだった。それは担当者の能力が低いからではない。仕組みがなかったからだ。仕組みを整えれば、人は本来の力を発揮できる。

「人を疲弊させる組織は、いずれ崩壊する。人を解放する組織だけが、持続的に成長できる」

次なる事件もまた、LEAN思考が企業の未来を切り開く瞬間を描くことになるだろう。

「価値を生まない活動に、人生を費やすな。ムダを削ぎ落とし、本質に生きよ」――探偵の手記より

関連ファイル