ROI事件ファイル No.288｜『Memoria葬祭社の依存脱却』

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第一章：崩壊した基盤——倒産ベンダーという時限爆弾

BuildMach社のOODA実践事件が解決した翌週、今度は関西から葬祭サービス企業のシステム危機に関する相談が届いた。第二十三巻「再現性の追求・続編」の第288話は、複雑に絡み合った問題を、漏れなくダブりなく整理し、確実に脱出する物語である。

「探偵、我々の基幹システムを開発したベンダーが倒産しました。保守も止まり、障害が起きても対応できません。システムはブラックボックス化し、誰も中身を理解していません。このままでは、我々の事業が止まります」

Memoria社 の情報システム部長、大阪出身の田中美智子は深刻な表情でベイカー街221Bを訪れた。彼女の手には、8年前の古いシステム設計書と、それとは対照的に「サポート終了」と記されたベンダーからの最終通知が握られていた。

「我々は大阪・兵庫で葬祭関連サービスを提供しています。受注から施行、請求まで、全てを1つのシステムで管理してきました。しかし、そのシステムが今、我々を脅かしています」

Memoria社 のシステム危機： - 設立：2008年（葬祭サービス） - 年間売上：32億円 - 年間施行件数：1,850件 - 従業員数：85名 - 基幹システム：8年前に導入（カスタム開発） - 開発ベンダー：2ヶ月前に倒産 - 保守契約：自動終了 - システム障害：週3-4回発生 - 対応可能な技術者：社内0名

田中の表情には深い危機感があった。

「問題は、我々がこのシステムに完全に依存していることです。顧客情報、施行履歴、請求、在庫管理。全てがこのシステムにあります。代替システムへの移行を急がなければなりませんが、何から手をつければいいのか、混乱しています」

システムの複雑さ： - 機能：30以上のモジュール（受注、顧客管理、施行管理、在庫、請求、会計等） - データベース：15テーブル（顧客、契約、施行、商品、支払等） - 外部連携：3システム（会計ソフト、メール、SMS） - カスタマイズ：業界特有の業務に合わせた独自仕様 - ドキュメント：設計書は8年前のまま、その後の改修は記録なし

移行プロジェクトの混乱：

1週間前の緊急会議： - 営業部長：「まず顧客情報の移行が最優先だ」 - 経理部長：「いや、請求が止まったら資金繰りが危ない」 - 施行部長：「施行管理がなければ現場が回らない」 - IT担当：「全部大事ですが、何から手をつければ…」 - 結果：優先順位が決まらず、議論が堂々巡り

システム移行の検討状況： - SaaS候補：5社を調査中（どれも一長一短） - 移行範囲：「全部移行すべき」vs「必要最小限に絞るべき」で対立 - 移行期間：「1ヶ月で」vs「半年かけて」で意見が割れる - 予算：未確定（見積もりが400万〜2,800万と幅がある） - リスク：データ移行の失敗、業務停止、顧客対応の混乱

「我々は何が必要で、何が不要か、どこから始めるべきか、全く整理できていません」

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第二章：漏れなくダブりなく——MECE思考という設計図

「田中さん、現在のシステム移行は、どのように進めようとしているのでしょうか？」

私の問いに、田中は疲れ切った声で答えた。

「基本的には『思いついた順』です。誰かが『これが大事』と言えば、それをリストに加えます。しかし、リストが膨れ上がるばかりで、全体像が見えません。何かが抜けている気もするし、重複している気もします」

現在の検討状況（混沌）： - 移行項目リスト：78項目（各部門が追加） - 重複：「顧客情報移行」が3部門から別々に提案 - 漏れ：外部連携の移行が検討漏れ - 優先順位：全て「最優先」と主張される - 結果：何も決まらない

私は構造化された思考の重要性を説いた。

「複雑な問題は、分解しなければ解けません。MECE——Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive。漏れなく、ダブりなく。この原則で問題を整理すれば、確実に前進できるのです」

⬜️ ChatGPT｜構想の触媒

「混沌は整理を待っている。漏れなく、ダブりなく、分解せよ」

🟧 Claude｜物語の錬金術師

「複雑な問題は、分解すれば単純になる。MECEは混沌を秩序に変える魔法だ」

🟦 Gemini｜理性の羅針盤

「MECE思考は整理の技術。全体を捉え、要素を切り分け、確実に進む」

3人のメンバーが分析を開始した。Geminiがホワイトボードに「システム移行特化型MECE分析」のフレームワークを展開した。

MECEの原則： - Mutually Exclusive（相互排他） - 要素間に重複がない - Collectively Exhaustive（完全網羅） - 全体を漏れなくカバー

MECE分解の手法： 1. プロセスで分解 - 時系列の流れ 2. 要素で分解 - 構成要素 3. 対象で分解 - 誰に・何に

「田中さん、Memoriaのシステム移行を、MECEで整理しましょう」

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第三章：第1階層の分解——問題の全体像を掴む

Phase 1：移行すべきものの全体把握（3日）

まず、「何を移行するのか」を漏れなくダブりなく整理した。

MECE分解（第1階層）：移行対象の分類

システム移行
├─ データ（過去の蓄積情報）
├─ 機能（業務プロセス）
├─ 外部連携（他システムとの接続）
└─ 運用ルール（業務手順・権限）

各要素の詳細化（第2階層）：

1. データ（過去の蓄積情報）：

データ
├─ 顧客情報（氏名、住所、連絡先、施行履歴）
├─ 契約情報（契約内容、金額、日時）
├─ 施行情報（会場、スタッフ、使用物品）
├─ 請求情報（請求書、入金履歴）
└─ 在庫情報（花、供物、祭壇等の在庫）

2. 機能（業務プロセス）：

機能
├─ 受注管理（問い合わせ〜契約）
├─ 施行管理（準備〜実施〜片付け）
├─ 請求管理（請求書発行〜入金確認）
├─ 在庫管理（発注〜入庫〜使用〜棚卸）
└─ 報告書作成（月次・年次レポート）

3. 外部連携（他システムとの接続）：

外部連携
├─ 会計ソフト（請求データの自動連携）
├─ メール配信（顧客への連絡）
└─ SMS送信（施行日前日のリマインド）

4. 運用ルール（業務手順・権限）：

運用ルール
├─ アクセス権限（部門・役職による閲覧範囲）
├─ 承認フロー（契約承認、請求承認等）
└─ バックアップ（データ保全）

田中は驚いた。

「78項目が、実は14の要素に整理できるのですね。しかも、漏れもダブりもありません」

Phase 2：優先順位の決定（MECE × 緊急度・重要度マトリクス）

次に、14要素を「緊急度」と「重要度」で分類した。

緊急度・重要度マトリクス：

第1優先（緊急×重要）： - 受注管理機能（新規契約が取れなくなる） - 施行管理機能（現場が回らなくなる） - 顧客情報データ（全ての基盤） - 契約情報データ（法的義務）

第2優先（緊急×重要でない）： - 請求管理機能（1ヶ月は手作業で凌げる） - 在庫管理機能（Excel で代替可能）

第3優先（重要×緊急でない）： - 外部連携（会計ソフト） - 報告書作成機能

第4優先（重要でない×緊急でない）： - 過去5年以前の古いデータ - 使われていない機能

Phase 3：移行方法の選択（MECE分解）

移行方法も「漏れなくダブりなく」整理した。

移行方法の選択肢（MECE）：

移行方法
├─ 既存SaaSを利用（素早いが、カスタマイズ不可）
├─ SaaS + 軽度カスタマイズ（バランス型）
└─ フルカスタム開発（柔軟だが、時間とコスト大）

各領域の最適解： - 受注・施行管理：SaaS + 軽度カスタマイズ（業界特化型SaaSあり） - 請求管理：既存SaaS（汎用的な機能で十分） - 在庫管理：Excel + 簡易ツール（高度な機能不要）

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第四章：段階的移行の実行——確実に、一歩ずつ

Phase 4：移行計画の策定（MECE × 時系列）

MECEで整理した要素を、時系列で段階的に移行する計画を立てた。

移行スケジュール（3フェーズ）：

フェーズ1（緊急対応・1ヶ月）： - 目的：業務停止を防ぐ - 対象：受注管理 + 施行管理 - 方法：業界特化型SaaS「メモリアルクラウド」導入 - データ移行：顧客情報 + 直近1年の契約情報のみ - 予算：380万円

フェーズ2（安定化・2ヶ月）： - 目的：完全な業務移行 - 対象：請求管理 + 過去5年データ移行 - 方法：汎用SaaS「請求まる」+ データ移行ツール - 外部連携：会計ソフトとの自動連携構築 - 予算：280万円

フェーズ3（最適化・3ヶ月）： - 目的：業務効率化 - 対象：在庫管理 + 報告書自動化 - 方法：Excel + スクリプト自動化 - 運用ルール：新システムでの権限・フロー整備 - 予算：120万円

合計予算：780万円（当初見積もり2,800万円の28%）

Phase 5：フェーズ1の実行（1ヶ月）

最優先の受注・施行管理を移行した。

実施内容： - SaaS選定：「メモリアルクラウド」（葬祭業界特化） - データ移行：顧客1,850名分 + 直近1年の契約情報 - カスタマイズ：最小限（入力項目の追加のみ） - トレーニング：スタッフ85名に2日間研修 - 並行運用期間：2週間（旧システムと並行）

1ヶ月後の成果： - 業務停止：ゼロ - システム障害：ゼロ（SaaSの高可用性） - スタッフの習熟度：「旧システムより使いやすい」（78%） - 移行トラブル：軽微な入力ミス3件のみ（即座に修正）

Phase 6：フェーズ2の実行（2ヶ月）

請求管理と過去データを移行した。

実施内容： - 請求SaaS導入：「請求まる」 - 会計ソフト連携：APIで自動連携 - 過去データ移行：5年分の施行履歴（9,200件） - 移行ツール：データクレンジング + 自動変換

2ヶ月後の成果： - 請求書発行：手動 → 自動化（95%削減） - 会計連携：手入力なし（100%自動） - 過去データ参照：「以前より検索しやすい」（82%）

Phase 7：フェーズ3の実行（3ヶ月）

在庫管理と運用ルールを整備した。

実施内容： - 在庫管理：Excel + Google Apps Script で自動化 - 報告書：データを自動集計しレポート生成 - 権限設定：部門・役職に応じたアクセス制御 - バックアップ：毎日自動、クラウドに保存

6ヶ月後の総合成果：

システムの安定化： - 旧システムからの完全脱却：達成 - システム障害：週3-4回 → 0回 - 保守費用：年間480万円 → 年間180万円（62%削減）

業務効率の向上： - 請求書発行時間：1件15分 → 1件2分 - 顧客情報検索：平均3分 → 10秒 - 月次報告作成：8時間 → 15分（自動生成）

リスクの排除： - ベンダー依存：完全に解消 - 技術者依存：社内で基本対応可能 - データ消失リスク：毎日自動バックアップで最小化

組織の変化： - IT担当：「火消し」から「改善提案」の役割へ - スタッフ満足度：2.8 → 4.3（システムが使いやすくなった） - 新人研修：システム研修が半日で完了（以前は3日）

12ヶ月後の追加効果：

新サービスの創出： - 顧客ポータル：施行内容をオンラインで確認可能に - モバイル対応：スタッフがタブレットで現場入力 - データ分析：顧客傾向を分析し、サービス改善

ビジネス成果： - 年間売上：32億円 → 35億円（+9%） - 顧客満足度：4.1 → 4.6 - リピート率：68% → 78% - 紹介率：12% → 24%

顧客の声：

遺族（58歳女性）： 「以前は施行後の書類確認に時間がかかりました。今はオンラインで全て見られます。透明性が高く、安心できました」

スタッフ（32歳）： 「旧システムは複雑で、トラブルが多く、怖かったです。新システムは直感的で、現場でもサッと入力できます。仕事が楽になりました」

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第五章：探偵のMECE診断——混沌を秩序に変える技術

ホームズが総合分析をまとめた。

「田中さん、MECEの本質は『完全性』です。複雑な問題は、漏れなくダブりなく分解して初めて、解決可能になります。全体を捉え、要素を整理し、優先順位をつける。この構造化思考が、混乱を秩序に変えるのです」

24ヶ月後の最終報告：

Memoria社は関西の葬祭業界で「最もシステムが先進的な企業」として評価された。

最終的な成果： - 年間売上：32億円 → 42億円（+31%） - システムコスト：年間480万円 → 年間180万円（62%削減） - 業務効率：請求・報告業務で年間1,200時間削減 - 顧客満足度：業界トップ

田中からの手紙には深い感謝が記されていた：

「MECEによって、我々は『混乱する組織』から『整理された組織』へと変わりました。最も重要だったのは、78項目の混沌を14要素に整理したことでした。漏れなくダブりなく分解すれば、複雑な問題も確実に解けます。今では新しい課題に直面した時、必ずMECEで整理します。混沌は敵ではなく、整理を待っている友人なのだと理解しました」

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探偵の視点——構造が混乱を救う

その夜、問題解決の本質について考察した。

MECEの真価は、安心感にある。複雑な問題に直面すると、人は混乱する。何から手をつければいいのか、何を見落としているのか、不安になる。

しかし、MECEで分解すれば、全体が見える。漏れがないことが分かる。ダブりがないことが分かる。そして、一歩ずつ確実に進める。

「混沌の中で迷う者は、全体が見えていない。明確に進む者は、漏れなくダブりなく整理している」

次なる事件もまた、MECE思考が企業の未来を切り開く瞬間を描くことになるだろう。

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「複雑な問題は、分解すれば単純になる。漏れなくダブりなく整理せよ。それが混沌を秩序に変える唯一の道だ」――探偵の手記より

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