ROI事件ファイル No.385｜『Acme Solutions社の年間1,200万円というオーバースペックの罠』

第一章:年間1,200万円というオーバースペックの罠——使いこなせない85%の機能

Globex CorporationのMVP事件が解決した翌日、今度はSFA/CRMツールの見直しに関する相談が届いた。第三十一巻「再現性の追求」の第385話は、実現を優先する物語である。

「探偵、我々には、重荷があります。Salesforceです。年間1,200万円。従業員45名の会社が、年間1,200万円をSFAとMAに払っています。しかし、使いこなせていません。代表から指示がありました。『2026年10月の契約更新で切り替えろ。オーバースペックだ』」

Acme Solutions のCOO、渋谷出身の山下真理子は、焦燥に満ちた表情でベイカー街221Bを訪れた。彼女の手には、Salesforceの分厚い利用明細書と、それとは対照的に「SFA/CRM/MA Migration Plan 2026」と記された簡素な計画書が握られていた。

「我々は、B2B SaaSのマーケティング支援企業です。従業員45名。年商6億円。Salesforceは2019年に導入しました。当時の営業部長が『Salesforceなら間違いない』と。しかし、7年経った今も、使いこなせていません」

Acme Solutionsの現状: - 設立:2015年(B2B SaaSマーケティング支援) - 従業員数:45名(営業15名、マーケ8名、CS12名、その他10名) - 年商:6億円 - 問題:Salesforce年間1,200万円、機能の85%が未使用、オーバースペック

山下の声には深い焦燥感があった。

「コストの内訳は以下です。Salesforce Sales Cloud:月60万円 × 12ヶ月 = 720万円。Pardot(Account Engagement):月40万円 × 12ヶ月 = 480万円。合計1,200万円。しかし、実際に使っている機能は、ほんの一部です」

Salesforce利用実態の調査結果:

Sales Cloud(営業管理): - 契約ライセンス数:15ライセンス × 月4万円 = 月60万円 - 実際のアクティブユーザー:8名(53%) - 使用機能: - ✅ 顧客情報管理(使用率100%) - ✅ 商談管理(使用率100%) - ❌ レポート・ダッシュボード(使用率20%) - ❌ 予測機能(使用率0%) - ❌ Einstein AI(使用率0%) - ❌ カスタムオブジェクト(使用率5%) - 機能使用率:15%

Pardot/Account Engagement(MA): - 契約プラン:Growth(月40万円) - 使用機能: - ✅ メール配信(使用率100%) - ❌ リードスコアリング(使用率10%) - ❌ ランディングページ作成(使用率0% → 別ツール使用) - ❌ A/Bテスト(使用率0%) - ❌ ソーシャル連携(使用率0%) - ❌ エンゲージメントスタジオ(使用率5%) - 機能使用率:12%

衝撃的な事実: - 年間1,200万円払って、使っているのは「顧客管理」「商談管理」「メール配信」の3機能のみ - 85%の機能が未使用 - Salesforceの高度な機能(AI、予測、自動化)は完全に放置

オーバースペックの具体例:

Case 1:Einstein AI(Salesforceの予測AI) - 月額:含まれているが未使用 - 機能:商談成約確率の予測、次善アクションの提案 - 現状:「使い方が分からない」(営業部長談)

Case 2:カスタムオブジェクト - 機能:独自データ構造を作成できる - 現状:「標準の顧客・商談だけで十分」(営業担当談)

Case 3:Pardotのランディングページ作成 - 機能:LP作成・公開が可能 - 現状:「操作が難しいので、Studioで別途作成している」(マーケ担当談) - 二重投資:Pardot(月40万円) + Studio(月3万円)

従業員の本音(匿名アンケート結果):

山下は深くため息をついた。

「さらに問題があります。代表からの指示は『切り替えろ』ですが、何に切り替えればいいのか分かりません。HubSpot? Zoho? kintone? 選択肢が多すぎて、決められません。そして、契約更新は2026年10月。あと9ヶ月です」

第二章:機能比較という幻想——実際に使う機能が見えていない

「山下さん、機能を比較すれば、最適なツールが見つかると思っていますか?」

私の問いに、山下は戸惑った表情を見せた。

「えっ、そうではないのですか? 各ツールの機能一覧を比較して、最適なものを選ぼうと思っていました」

現在の理解(機能比較型): - 期待:機能リストを比較して最適解を選ぶ - 問題:「実際に使う機能」が見えていない

私は、実現ファースト原則で現行運用を可視化する重要性を説いた。

「問題は、『機能リストを比較する』という考えです。実現ファースト原則——Realization First Principle。理想や機能ではなく、『実際に今、何をやっているか』を可視化し、必要最低限の機能だけで実現することで、再現可能なコスト削減を実現します」

⬜️ ChatGPT｜構想の触媒

「機能比較するな。実現ファースト原則で現行運用を可視化せよ」

🟧 Claude｜物語の錬金術師

「ツールは、いつも『理想の姿』ではなく『現実の姿』だ。現実を見ることが肝心」

🟦 Gemini｜理性の羅針盤

「実現ファースト原則の3ステップを適用せよ。現行可視化、最小要件定義、代替ツール選定」

3人のメンバーが分析を開始した。Geminiがホワイトボードに「実現ファースト原則」を展開した。

実現ファースト原則の3ステップ: 1. 現行可視化(Visualize Current):今、実際に何をやっているか記録 2. 最小要件定義(Define Minimum):本当に必要な機能だけ抽出 3. 代替ツール選定(Select Alternative):最小要件を満たす最安ツールを選ぶ

「山下さん、まず『実際に今、何をやっているか』を記録しましょう」

第三章:Phase 1——現行運用の完全可視化

ステップ1:業務フロー記録(2週間)

営業部(15名)の1日の業務記録:

営業担当Aさん(入社3年目)の1日: - 9:00-9:30:メールチェック(Outlook) - 9:30-10:00:Salesforceに顧客情報入力(新規リード3件) - 10:00-12:00:訪問(顧客B社) - 12:00-13:00:昼休憩 - 13:00-13:30:Salesforceに商談情報入力(訪問内容記録) - 13:30-15:30:訪問(顧客C社) - 15:30-16:00:Salesforceに商談情報入力 - 16:00-17:00:見積書作成(Excel) - 17:00-17:30:明日の訪問準備

Salesforce使用時間: - 顧客情報入力:30分 - 商談情報入力:60分(30分 × 2回) - 合計:90分/日

Salesforceで実際に使う機能: 1. 顧客情報の新規登録・編集 2. 商談情報の新規登録・編集 3. 顧客検索 4. 商談一覧の確認

以上。たったこれだけ。

マーケティング部(8名)の1週間の業務記録:

マーケ担当Bさんの週次業務: - 月曜:メルマガ配信(Pardot) - 火曜:LP修正(Studio、Pardotではない) - 水曜:広告レポート作成(Google Analytics、Salesforceではない) - 木曜:リード整理(Pardot → Salesforceに手動転記) - 金曜:次週メルマガ企画

Pardot使用時間: - メルマガ作成・配信:月曜3時間 - リード確認:木曜1時間 - 合計:週4時間

Pardotで実際に使う機能: 1. メール作成・配信 2. リスト管理 3. 配信結果レポート

以上。月40万円払って、使っているのはメール配信だけ。

ステップ2:最小要件の定義(1週間)

2週間の記録から抽出した『本当に必要な機能』:

営業管理(SFA)に必要な機能: 1. 顧客情報管理(新規登録・編集・検索) 2. 商談情報管理(新規登録・編集・一覧) 3. 活動履歴記録(訪問・メール・電話の記録) 4. シンプルなレポート(月次売上、商談進捗)

マーケティング(MA)に必要な機能: 1. メール配信(セグメント別) 2. リスト管理 3. 配信結果レポート(開封率、クリック率)

不要な機能(Salesforceにあるが使わない): - ❌ Einstein AI - ❌ 予測機能 - ❌ カスタムオブジェクト - ❌ Pardotのランディングページ作成 - ❌ Pardotのリードスコアリング - ❌ Pardotのエンゲージメントスタジオ

ステップ3:代替ツール選定(2週間)

候補ツールの比較:

評価軸: - 最小要件を満たすか?(顧客管理、商談管理、メール配信) - 操作が簡単か?(従業員の78%が「Salesforceは難しい」と回答) - 移行が容易か?(データエクスポート・インポート)

選定結果:HubSpot - 理由1:最小要件を全て満たす - 理由2:UIが直感的(無料トライアルで従業員15名がテスト、93%が「使いやすい」と評価) - 理由3:Salesforceからの移行ツールが公式提供 - コスト:月25万円(年間300万円) → Salesforceの25%

第四章:Phase 2——段階的移行で再現性を担保

ステップ4:移行計画(Month 1-6)

Month 1-2:HubSpot環境構築 - HubSpot契約(Professional プラン、月25万円) - Salesforceからデータエクスポート(顧客5,200件、商談1,800件) - HubSpotへデータインポート

Month 3-4:パイロット運用 - 対象:営業部5名 - 期間:2ヶ月 - 並行稼働:Salesforce + HubSpot(両方に入力) - 目的:操作性の検証、不具合の洗い出し

Month 5:全社展開 - 営業部15名全員がHubSpotに移行 - マーケ部8名もPardot → HubSpot Marketing Hubに移行

Month 6:Salesforce解約 - 2026年10月の契約更新を停止 - Salesforceアカウント削除

Month 6:効果測定

KPI1:コスト削減 - Before:年間1,200万円(Salesforce + Pardot) - After:年間300万円(HubSpot) - 削減額:年間900万円

KPI2:操作性向上

KPI3:機能充足率 - 必要機能の充足率:100%(顧客管理、商談管理、メール配信) - 不要機能の排除:85%(Salesforceの未使用機能を削除)

年間効果:

コスト削減: - 年間900万円(Salesforce 1,200万円 - HubSpot 300万円)

業務効率化による人件費削減: - 営業部の入力時間削減:90分/日 → 45分/日(45分削減) - 営業15名 × 45分 × 22日 = 247.5時間/月 - 年間削減時間:247.5時間 × 12ヶ月 = 2,970時間 - 時給:3,500円(営業の平均時給) - 人件費削減:2,970時間 × 3,500円 = 1,040万円/年

合計年間効果:1,940万円/年

投資: - HubSpot初期設定費用:50万円 - データ移行作業:30万円 - 従業員研修:20万円 - 初期投資合計:100万円

ROI: - (1,940万円) / 100万円 × 100 = 1,940% - 投資回収期間:100万円 ÷ 1,940万円 = 0.05年(19日)

副次的効果(定性評価):

従業員満足度の向上: - 営業部の声:「Salesforceは重かったが、HubSpotは軽快で使いやすい」 - マーケ部の声:「Pardotの複雑な設定が不要になり、メルマガ作成が30分短縮」

新人教育の効率化: - Salesforce:3ヶ月の研修が必要 - HubSpot:2週間で一人前(操作がシンプル)

第五章:探偵の診断——実現を優先し、理想を追わない

その夜、実現ファースト原則の本質について考察した。

Acme Solutionsは、「機能リストを比較すれば最適解が見つかる」という幻想を持っていた。しかし、機能の85%が未使用なのに、年間1,200万円を払い続けていた。

実現ファースト原則で『実際に今、何をやっているか』を2週間記録し、本当に必要な機能だけを抽出した。顧客管理、商談管理、メール配信。たったこれだけ。HubSpotならこの3機能で年間300万円。

年間1,940万円の効果、ROI 1,940%、投資回収19日。

重要なのは、「理想のツール」ではなく「現実に使うツール」を選ぶことだ。機能リストの比較ではなく、現行運用の記録から始める。実現を優先し、理想を追わないことで、再現可能なコスト削減が実現する。

「機能比較するな。実現ファースト原則で現行運用を可視化せよ。理想ではなく現実を見る。本当に必要な機能だけで実現することで、再現可能なコスト削減が生まれる」

次なる事件もまた、実現を優先する瞬間を描くことになるだろう。

「実現ファースト原則——Realization First Principle。理想ではなく現実を見よ。実際に今、何をやっているかを記録し、本当に必要な機能だけで実現せよ。再現可能な最適化は、現実の可視化から始まる」——探偵の手記より

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