ROI事件ファイル No.598『十年先の絵を描こうとしたが、今の一週間が見えていなかった』
十年先の絵を描こうとしたが、今の一週間が見えていなかった
第一章：ロードマップを作りたい、だが手が止まる
「業務フローの可視化について、相談させてください」
Global Property Solutions社のDX推進担当部長、刻田周氏は、そう言いながら事情を語った。不動産賃貸の管理会社だ。「五年から十年先を見据えたロードマップを作る方針が出ています。そのためには、まず全社の業務フローを洗い出して可視化する必要がある、と考えています」
「洗い出しは、どこまで進んでいますか」とClaudeが尋ねた。
「半年やって、まだ三割です」と刻田氏が答えた。「部署ごとにヒアリングして図に起こすのですが、書いているうちに例外が出てくる。この物件だけ違う、この管理会社だけ手順が別、繁忙期は流れが変わる。書き足すたびに図が膨らんで、終わりが見えません。その間に、最初に書いた部署の手順が変わっていたりする」
「完成させてから使う前提で、進めていますか」と私が確認した。
「……そうです」と刻田氏が答えた。「全部を描き切ってからロードマップを作る、と考えていました。今の一週間で何が起きているかを、短く区切って見たことがない」
「描き切ってから使う前提だと、描き終わる前に古くなりますね」と私が応じた。「AGILE DEVELOPMENTで分解しましょう」
第二章：AGILE DEVELOPMENTが問う、短く区切って回す
「この案件には、AGILE DEVELOPMENTが必要です」
Claudeがホワイトボードに「短い区切り・動くもの・見せて直す」と書いた。
「AGILE DEVELOPMENT——アジャイル開発とは、長い計画を一度に作らず、短い期間で動くものを出し、見せて直しながら進めるフレームワークです」と私が説明した。「肝は、完成を待たないこと。業務フローの図も同じで、全社を描き切ってから使うのではなく、二週間で一部署分を描き、現場に見せて直す。回すたびに精度が上がり、途中でも使える。十年先の絵は、今の一週間を描けて初めて描けます」
「まず現状のコストを測りましょう」とGeminiがROI Polygraphを開いた。刻田氏から提供されたデータを入力する。
「月間のコストが出ました」とGeminiが読み上げた。「業務フローの聞き取りと作図・修正の工数が月平均百六十五時間、時給四千円で月六十六万円。手順が可視化されていないことによる引き継ぎと教育の重複が月平均四十万円。部署間の受け渡しの重複作業と確認往復が月平均三十六万円。可視化が完了しないことによるDX投資判断の停滞が月平均三十四万円。属人化した例外処理の把握不能による対応遅延が月平均三十万円。合計で月二百六万円。年間換算で約二千四百七十二万円」
刻田氏が数字を見つめた。「作図の手間だけ見ていました。引き継ぎのたびの教え直しや、判断が止まっている分まで足すと、これほどとは」
「では、AGILE DEVELOPMENTで設計します」と私が続けた。
[短い区切り——二週間で、扱う範囲を決める]
「最初に、短い区切りです」とClaudeが言った。「全社を一度に扱わない。二週間で一つの業務、たとえば入居申込から契約までだけを描く。範囲を切れば、例外が無限に広がることもない。終わりのある単位に割ることが最初です」
[動くもの——使える形で、出す]
「次に、動くものです」とGeminiが続けた。「二週間の終わりに、その業務の図と、そこで見つかった重複の一覧を出す。完成品ではなく、その時点で使えるものを出す。図が三割でも、見つかった重複はすぐ直せます」
[見せて直す——現場に当てて、ずれを取る]
「動くものの次に、見せて直すことです」と私が続けた。「描いた図を、その業務の担当者に見せる。違います、と言われるところが、本当の手順です。会議室で聞き取るより、図を叩き台にしたほうが、例外が早く出る。ずれを取るために描くのだと考えます」
[順に積む——次の二週間の範囲を、成果から決める]
「最後に、順に積むことです」とClaudeが続けた。「終わった区切りで見つかった重複が大きい業務の隣から、次を描く。あらかじめ全体の順番を固定しない。回すたびに、次に描くべき場所が見えてきます」
[投資回収を試算する]
「ROI Proposal Generatorで試算しましょう」とGeminiが提案した。
- 初期費用：可視化の進め方の設計・業務フロー管理基盤の整備・二週間単位の反復運用の立ち上げ・重複業務の改善実装・社内展開費用合計四百八十万円
- 月次費用：基盤利用料・運用保守継続費合算月二十二万円
- 月次削減効果：聞き取りと作図・修正工数の削減＝月四十六万円（七割削減想定）、引き継ぎと教育重複の解消＝月三十二万円、部署間の重複作業と確認往復の解消＝月二十八万円、投資判断停滞の解消＝月二十六万円、合計月百三十二万円
- 月次純削減：百三十二万円－二十二万円＝月百十万円
- 投資回収期間：四百八十万円÷百十万円＝約四・四ヶ月
「四ヶ月強の回収です」とGeminiが整理した。「効くのは、描き切ってから使うのをやめ、短く区切って回した点です。全社を一度に描くと、完成前に古くなり、一度も使われずに終わる。二週間ごとに使える成果が出るから、途中でも効く。投資が空振りしません」
刻田氏が数字を確認しながら言った。「全体を描いてから考えると思っていました。短く区切らないと、描き終わる前に古くなる」
「AGILE DEVELOPMENTは、短く区切って回す道具です」と私が応じた。
第三章：短く区切って回す導入計画
「進め方を整理します」と私がホワイトボードの前に立った。
「第一ヶ月——業務の分割単位の設計と、二週間の区切りの立ち上げ。第二ヶ月——入居申込から契約までの可視化と、重複の洗い出し。第三・四ヶ月——退去精算・原状回復・入金管理へと順に反復。第五ヶ月——見つかった重複の改善実装。第六ヶ月——描いた範囲の効果検証と、優先順位の見直し。第七ヶ月以降——反復の継続、五年から十年先のロードマップへの反映」
「ロードマップは五年から十年先の話です。二週間単位で、そこに届きますか」と刻田氏が確認した。
「今の一週間が描けなければ、十年先は描けません」とClaudeが応じた。「五年先の姿は、現在の手順のどこが重複していて、どこが人に張り付いているかを知って初めて根拠を持つ。回した分だけ、その材料が積み上がる。逆に、全社図の完成を待てば、ロードマップの着手そのものが二年後になる。遠い絵を描くことより、近い実態を積むことが先です」
刻田氏がメモを取りながら言った。「十年先を描く前に、二週間を回す。順序が見えました」
第四章：短く回して、絵が描けた日
十ヶ月後、刻田氏から報告が届いた。
可視化は、半年で止まっていた状態から動き出した。「二週間ごとに一つの業務を仕上げる形にしたら、十ヶ月で主要な業務がほぼ埋まった。半年で三割だったものが、逆転した」と刻田氏は記していた。
重複も、描きながら消えていった。完成を待たずに手をつけられた。「入居申込の図を描いた二週間目に、同じ確認を三部署でしていることが分かった。その月のうちに一つに減らした」と報告書にあった。
最も大きな変化は、計画の立て方に表れた。完成してから使う状態から、途中の成果を使う状態に変わった。「全部揃ってから、で止まっていた。今は、今週分で何が分かったか、で動くようになった」と刻田氏は記していた。
現場の協力も得やすくなった。図を持って行く形が、聞き取りより早かった。「白紙で質問すると身構えられた。間違った図を持って行くと、違うと言って直してくれる。同じ時間で三倍集まった」と報告書にあった。
副次効果として、ロードマップに根拠がついた。積み上がった実態が、そのまま材料になった。「五年先の絵を、想像で描かずに済んだ。今どこに人が張り付いているかを踏まえて書けるようになった」と刻田氏は記していた。
刻田氏の報告書の最後にはこう書かれていた。「可視化の悩みは、業務が複雑すぎることだと思っていた。だが本当の問題は、十年先の絵を描こうとして、今の一週間が見えていなかったことだ。AGILE DEVELOPMENTで短く区切った瞬間に、途中でも使える成果が出るようになった。全体を描く前に、二週間を回すことが先だった」
十年先の絵を描こうとしたが今の一週間が見えていなかった会社が、短く区切って回せる会社に変わった日、業務フローの可視化は完成図の作成から、短い区切りで動くものを出して直す設計に変わっていた、と記されていた。
「可視化の相談は、たいてい『まず全体を洗い出したい』という形で来る。だが描き始める前に問うべきことがある。描き終わるまで、それは使えないのか。AGILE DEVELOPMENTが問うのは、短い区切りと動くもの、そして見せて直すことだ。二週間で出せば、途中でも効き、現場が直してくれる。完成を待っていた会社が、短く回せた日、変わったのは業務の複雑さではなく、途中の成果を使う視点そのものだった」
関連ファイル
使用ツール
- ROI Polygraph — 聞き取りと作図工数・引き継ぎ教育の重複・部署間の確認往復・投資判断停滞の可視化
- ROI Proposal Generator — 短い区切りでの反復を起点にした業務フロー可視化とDX推進の投資回収シミュレーション
