ROI事件ファイル No.600『AIを入れたいと言っていたが、今どうやっているかが記録されていなかった』
AIを入れたいと言っていたが、今どうやっているかが記録されていなかった
第一章：AIで効率化したい、だが入れる場所が分からない
「航空関連の業務に、AIを活用したいんです」
AeroInnovate社の代表取締役、記録谷確氏は、そう言いながら事情を語った。空港での地上支援業務を担う会社だ。「航空需要は伸びています。一方で、働き手は減っている。効率化は急務です。AIの知見を持つ会社を探しているのですが、こちらにAIの知識がなく、話を聞いてもどこに入れればいいのか判断がつかない」
「今、いちばん人手を取られているのは、どの業務ですか」とClaudeが尋ねた。
「……感覚では、便の割り当てと、機材の点検記録、それと引き継ぎだと思います」と記録谷氏が答えた。「特に引き継ぎは属人化がひどい。ベテランが休むと、その日の段取りが乱れる。ただ、どれがどれだけ時間を食っているかは、正確には分かりません」
「その業務を、今どうやっているかは、記録してありますか」と私が確認した。
「……記録していません」と記録谷氏が答えた。「AIを入れることばかり考えていました。誰が、いつ、何を、どういう順でやっているのか。書き出したことがない」
「今のやり方が記録されていなければ、何を任せるかも決まりませんね」と私が応じた。「RCDで分解しましょう」
第二章：RCDが問う、記録して確かめてから動かす
「この案件には、RCDが必要です」
Claudeがホワイトボードに「記録・確認・実行」と書いた。
「RCD——レコード・チェック・ドゥとは、まず現状を記録し、次にその記録を突き合わせて確かめ、それから動かす、という三段のフレームワークです」と私が説明した。「肝は、実行から始めないこと。AI導入は実行の段にあたります。記録がなければ、何をどれだけ任せられるかも、任せた後で良くなったかも言えない。ベンダーの提案が正しいかどうかを判断する土台も、記録です」
「まず現状のコストを測りましょう」とGeminiがROI Polygraphを開いた。記録谷氏から提供されたデータを入力する。
「月間のコストが出ました」とGeminiが読み上げた。「便の割り当て調整・点検記録の作成・引き継ぎ資料の準備にかかる工数が月平均百九十時間、時給三千七百円で月七十万三千円。属人化による特定担当者不在時の段取り乱れと遅延が月平均四十四万円。記録が紙と口頭に分かれることによる伝達漏れと再確認が月平均三十六万円。人手不足に伴う応援シフトと時間外の増加が月平均三十四万円。現状把握の欠如によるAI投資判断の停滞が月平均三十万円。合計で月二百十四万三千円。年間換算で約二千五百七十二万円」
記録谷氏が数字を見つめた。「人手不足だけ見ていました。ベテランが休んだ日の乱れや、決めきれずに止まっている検討費まで足すと、これほどとは」
「では、RCDで設計します」と私が続けた。
[記録——今どうやっているかを、そのまま書き出す]
「最初に、記録です」とClaudeが言った。「割り当ての決め方、点検記録の書き方、引き継ぎで口頭に頼っている内容。改善案を入れず、今のままを書き出す。ベテランが頭の中でやっている判断こそ、書き出す対象です。ここが空なら、AIに渡すものがありません」
[確認——記録を突き合わせて、任せられる境を見る]
「次に、確認です」とGeminiが続けた。「書き出した手順を、頻度と時間と判断の難しさで並べる。毎日繰り返して判断が定型のものは、任せられる。安全に関わる判断や、例外の多いものは、人が持つ。境を先に決めれば、提案の良し悪しが見分けられます」
[実行——境の内側から、動かす]
「確認の次に、実行です」と私が続けた。「点検記録の文字起こしと定型チェック、引き継ぎ資料の自動生成。境の内側から順に動かす。全業務を一度にAI化しない。動かした結果は、また記録に戻ります」
[回す——記録を、動かした後にも取る]
「最後に、回すことです」とClaudeが続けた。「導入前の記録があるから、導入後の記録と比べられる。何時間減ったかが言えれば、次の投資が通る。記録は始める前だけでなく、動かした後にも取る。三段は一度で終わらず、回します」
[投資回収を試算する]
「ROI Proposal Generatorで試算しましょう」とGeminiが提案した。
- 初期費用：現行業務の記録と手順の書き出し・任せる境の設計・点検記録支援と引き継ぎ資料生成の実装・既存システム連携・現場教育費用合計五百十万円
- 月次費用：AI基盤利用料・運用保守継続費合算月二十四万円
- 月次削減効果：点検記録作成と引き継ぎ資料準備の自動化＝月四十九万円（七割削減想定）、属人化解消による段取り乱れの防止＝月三十六万円、伝達漏れと再確認の解消＝月二十八万円、応援シフトと時間外の削減＝月二十六万円、合計月百三十九万円
- 月次純削減：百三十九万円－二十四万円＝月百十五万円
- 投資回収期間：五百十万円÷百十五万円＝約四・四ヶ月
「四ヶ月強の回収です」とGeminiが整理した。「効くのは、導入から入らず、記録から入った点です。記録がないままベンダーに相談すると、相手の得意な形で提案が返ってきて、比べようがない。境が決まっているから、提案を評価できる。投資が空振りしません」
記録谷氏が数字を確認しながら言った。「AIの知識がないから判断できないと思っていました。足りなかったのは、AIの知識ではなく、自社の記録だった」
「RCDは、記録して確かめてから動かす道具です」と私が応じた。
第三章：記録から入る導入計画
「進め方を整理します」と私がホワイトボードの前に立った。
「第一ヶ月——現行業務の記録と、ベテランの判断の書き出し。第二ヶ月——頻度と判断の難しさによる整理、任せる境の確定。第三・四ヶ月——点検記録支援の実装と現場検証。第五ヶ月——引き継ぎ資料の自動生成と既存システム連携。第六ヶ月——導入後の記録取得と、導入前との比較検証。第七ヶ月以降——境の見直し、便の割り当て支援への拡大」
「記録に二ヶ月かけるより、詳しい会社に任せたほうが速くないですか」と記録谷氏が確認した。
「任せる相手を選ぶのにも、記録が要ります」とClaudeが応じた。「現状を渡せなければ、提案は相手の想定で作られる。三社から見積もりが来ても、前提が違えば比べられない。記録があれば、同じ土俵に並ぶうえ、導入後に良くなったかも自分で判定できる。詳しい相手を探すことより、自社の現状を持つことが先です」
記録谷氏がメモを取りながら言った。「AIを入れる前に、今を記録する。順序が見えました」
第四章：記録が揃って、任せる場所が決まった日
十ヶ月後、記録谷氏から報告が届いた。
点検記録は、支援機能の導入後、大きく変わった。「手書きしてから清書していた作業が、確認だけで済むようになった。作業後の残り時間が、そのまま短くなった」と記録谷氏は記していた。
引き継ぎも安定した。口頭に頼っていた内容が、資料として自動で残るようになった。「ベテランが休んだ日でも、段取りが乱れなくなった。誰が入っても同じ手順で回る」と報告書にあった。
最も大きな変化は、検討の始め方に表れた。導入から入る状態から、記録から入る状態に変わった。「AIで何ができますか、と聞きに行っていた。今は、うちはこうやっています、と記録を出してから聞くようになった。話が噛み合うまでの時間が、まるで違う」と記録谷氏は記していた。
効果の判定もできるようになった。導入前の記録があったことが効いた。「良くなった気がする、で終わらなくなった。何時間減ったかを出せるので、次の投資が通しやすい」と報告書にあった。
副次効果として、ベテランの経験が形になった。頭の中の判断が、書き出された。「あと数年で辞める人たちの判断が、書き残せた。AIの話から始めたのに、いちばん価値があったのはそこだった」と記録谷氏は記していた。
記録谷氏の報告書の最後にはこう書かれていた。「AI活用の悩みは、こちらに知見がないことだと思っていた。だが本当の問題は、AIを入れたいと言いながら、今どうやっているかが記録されていなかったことだ。RCDで記録し、確かめた瞬間に、任せる場所も、任せない場所も決まった。導入する前に、記録することが先だった」
AIを入れたいと言っていたが今どうやっているかが記録されていなかった会社が、記録して確かめてから動かせる会社に変わった日、業務へのAI導入は知見のある会社探しから、現状を記録して境を見極める設計に変わっていた、と記されていた。
「AI導入の相談は、たいてい『詳しい会社を探している』という形で来る。だが探す前に問うべきことがある。今どうやっているかは、記録されているか。RCDが問うのは、記録と確認、そして実行だ。記録があれば、提案は同じ土俵に並び、導入後の効果も自分で判定できる。知見がないことを嘆いていた会社が、現状を記録できた日、変わったのはAIの知識量ではなく、動かす前に今を書き出す視点そのものだった」
関連ファイル
使用ツール
- ROI Polygraph — 割り当て調整・点検記録・引き継ぎ準備工数・属人化による段取り乱れ・応援シフトコストの可視化
- ROI Proposal Generator — 現状の記録と任せる境の設計を起点にした航空関連業務へのAI導入の投資回収シミュレーション
